Qu’est-ce que l’archivage électronique de documents ?

En 2000, avec la reconnaissance de l’écrit électronique en tant que preuve, la voie est ouverte à l’administration électronique, à la dématérialisation et à la production d’originaux numériques.

Bien entendu, les écrits numériques sont sujets à des obligations légales de conservation des documents, au même titre que les écrits papiers pour des durées identiques. Ils doivent être conservés de façon à en garantir l’intégrité pendant toute la durée des obligations légales.

Archivage digital, un progrès dans la conservation des documents

L’archivage électronique commence dès la création d’un document. Il regroupe les actions, outils et moyens mis en oeuvre pour réunir, identifier, trier, classer, détruire et conserver des contenus numériques à moyen et long terme sur un support adapté et sécurisé. Ce qui permettra par la suite d’exploiter et de rendre ces données accessibles pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information.

Figé, ce contenu, ne peut être modifié. L’empreinte électronique, la signature électronique ou encore la traçabilité permettent de garantir l’authenticité et l’intégrité des données numériques archivées.

archivage électronique de documents

L’archivage numérique permet de :

  • satisfaire aux obligations légales de conservation des documents de gestion de l’entreprise,
  • trouver rapidement un document : pour répondre aux demandes des administrations et disposer en permanence d’informations utiles aux services de l’entreprise et à la prise de décisions.
  • fournir des documents électroniques recevables juridiquement afin de protéger et de défendre ses droits en cas de contentieux administratif ou judiciaire,
  • préserver la mémoire, le savoir-faire et le patrimoine de l’entreprise. et se prémunir de risques de perte d’informations suite à un sinistre.

L’archivage numérique, conservation et intégrité des documents

Il ne faut pas confondre l’archivage numérique avec :

  • une sauvegarde électronique. Cette sauvegarde est une simple copie de sécurité, sa durée de vie est limitée. Le contenu sauvegardé n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé.
  • la Gestion électronique de documents (GED) : de l’acquisition au classement en passant par l’indexation, le stockage et l’exploitation de documents la GED facilite la gestion de tous types de documents. Autrement dit, elle ne s'intéresse pas à leur conservation dans le temps.
  • un coffre-fort numérique : qui sécurise les données numériques déposées et garantit leur intégrité, mais ne tient pas compte du cycle de vie des documents ni de de leur classement. Il s’apparente à une sauvegarde en ligne des archives.

Autrement dit l’archivage électronique s’attache à la conservation à long terme de l’intégrité d’un document, identifie de façon certaine son auteur et sa date de production.

La réglementation en matière de délais d’archivage

Les délais de conservation obligatoire des documents, dits délais de prescription, varient en fonction de la nature des documents et de leurs usages. Une entreprise se doit de conserver :

  • les documents civils et commerciaux : entre 3 et 30 ans en fonction de la nature des documents
  • les pièces comptables : pendant 10 ans.
  • les documents fiscaux : un délai de  6 ans est obligatoire
  • les documents sociaux et ceux relatifs à la gestion du personnel : entre 3 à 10 ans, selon la nature des documents..

La conservation de données à long terme n’est pas si simple. Attaques et pannes informatiques, remplacement de serveurs ou de disques : les risques sont multiples. Il est impératif de veiller à l’intégrité des fichiers. C’est pourquoi s’appuyer sur un prestataire spécialisé reste le meilleur moyen d’être en conformité.

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