La conservation et l’archivage des documents sous format électronique est un enjeu majeur pour les entreprises. Pourtant la majorité des entreprises ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique des documents.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
Pilier majeur de la transformation digitale des entreprises, la digitalisation consiste à remplacer les supports d’information matériels par des fichiers informatiques et à les gérer de façon totalement électronique.
La dématérialisation simplifie l’organisation des entreprises
Elle permet de s’affranchir des lourdeurs administratives, facilite l’accès aux données et aux documents et améliore l’organisation interne. Enjeu majeur sur les plans organisationnels, technique et financier ce processus d’informatisation inclut :
- la dématérialisation des documents : c’est-à-dire la numérisation des documents papier tels les contrats, factures et bulletins de salaire,
- la dématérialisation des échanges qui s’accélère avec le développement d’Internet,
- la dématérialisation des activités et des processus métier : c’est-à-dire la gestion électronique des documents par les différents services de l’entreprise pour plus de fiabilité et de productivité.
La dématérialisation conduit à la réorganisation du processus de flux des documents. Elle implique de profonds changements dans la façon de travailler et la réalisation des tâches au quotidien.
Comment mettre en place la dématérialisation ?
Pour mettre en œuvre cette dématérialisation au sein de l’entreprise plusieurs solutions existent. Elles permettront à l’entreprise d’automatiser le processus de conversion de ses documents. Autrement dit d’envoyer des factures électroniques aux clients et fournisseurs, d’informatiser des absences et congés ou encore de diffuser les bulletins de salaires dématérialisés.
La mise en place d’une solution de gestion électronique des documents (GED) facilitera l’intégration, l’organisation la gestion et la récupération des documents électroniques. Elle facilitera le passage à la dématérialisation au sein d’une entreprise.
Grâce à ce logiciel :
- les documents sont consultables, même en simultané, à tout moment par les collaborateurs,
- l’ensemble des informations sur un même dossier sont réunis au même endroit,
- les documents papiers ne sont plus égarés,
- la gestion du courrier diminue,
- la mise à jour des documents est effective pour tous,
- l’accès aux fichiers est sécurisé et le stockage aussi,
- les coûts liés à la diffusion et la recherche diminuent considérablement.
Numérisation des factures : une obligation légale
La dématérialisation des factures est un point essentiel pour les entreprises. La facturation électronique est, en effet, obligatoire dans le cadre de marchés publics pour les grandes entreprises, les entreprises de taille intermédiaires, les petites et moyennes entreprises. Elle le sera également pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés) au 1er janvier 2020.
Une facturation électronique économique
Très avantageuse pour les entreprises, la digitalisation des factures réduit considérablement le coût moyen de traitement et les délais tout en respectant les dispositions légales permettant de garantir les valeur probante des pièces dématérialisées.
D’autres secteurs comme celui des échanges bancaires, les documents fiscaux ou bien encore des processus et documents des ressources humaines sont touchés par cette tendance numérique.
Il est aujourd’hui possible de dématérialiser tous types de documents. Encore faut-il respecter les règles juridiques liées à la dématérialisation, telles la procédure d’authentification ou encore la protection des documents.
La valeur probatoire de la dématérialisation
L’archivage à valeur probante assure la pérennité de l’information et sa restitution à des fins de justifications ou de contrôles ultérieurs. Elle doit donc respecter les principes suivants :
- L’origine du document et son auteur doivent être authentifiés par un certificat électronique,
- L’intégrité du contenu assurant que les données n’ont pas été altérées, modifiées ou dénaturées depuis leur création et leur versement au système ; et son horodatage, doivent être attestés au moyen d’une signature électronique,
- L’intelligibilité des documents, permettant la lisibilité dans le temps des documents en utilisant des formats standards TIFF, PDF/A
- La pérennité et la traçabilité du document, assuré au moyen d’un coffre-fort électronique.
Les atouts de la dématérialisation
Les avantages de la dématérialisation sont finalement nombreux:
- Elle améliore la traçabilité et le suivi des documents. Les risques de perte et de consultation non autorisée de documents sont beaucoup moins importants,
- Grâce à l’automatisation le risque d’erreur est moindre,
- Elle fait gagner du temps : l’accès aux fichiers est plus rapide. La diffusion et le partage de l’information est immédiat d’où que l’on soit. Elle classe et indexe automatiquement les informations facilement retrouvées à l’aide de mots clés,
- Elle facilite aussi leur stockage et fait gagner de la place,
- Elle sécurise le patrimoine documentaire, notamment en cas de sinistre tel un incendie ou un dégât des eaux. La signature électronique est aussi un moyen de lutte contre la fraude,
- Elle permet de réduire les coûts liés à l’impression des documents et à leur affranchissement et à l’achat de consommables,
- Elle donne une image positive de l’entreprise : plus moderne, mais aussi respectueuse de l’environnement.
La dématérialisation rend l’entreprise plus réactive et plus efficace en accélérant et fluidifiant l’accès et le traitement des informations. Jour après jour ce processus s’accélère et de nouvelles applications voient le jour pour faciliter la vie des entreprises. Au point qu’il est aujourd’hui possible de dématérialiser tous types de documents.
Encore faut-il veiller à respecter les règles juridiques liées à la dématérialisation et disposer des outils et du matériel nécessaire. C’est pourquoi faire appel à un prestataire spécialiste de la question est encore la solution la plus sûre et la plus efficace.
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