REISSWOLF France poursuit sa démarche Qualité. Outre l’agréement SIAF (Service Interministériel des Archives de france) et les certifications ISO 9001, 14001 et 45001 (Lloyd’s Register), un nouveau cap est franchi. CAILLE Archives (exploitant de Reisswolf France) a été évaluée et jugée conforme aux exigences des règles de certification NF Service – Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques (V7) et à la norme NF Z 40-350 (version de novembre 2021).
Pourquoi avoir choisi la certification NF Service – Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques
Cette certification est une norme française de qualité délivrée par l’Association française de normalisation (AFNOR). L’agréement atteste que l’entreprise certifiée propose des prestations de qualité en matière d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques.
Pour obtenir la certification NF Service – Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques, l’entreprise doit répondre à un certain nombre d’exigences et de critères de qualité, tels que :
- La conformité de ses prestations avec les normes et réglementations en vigueur en matière d’archivage et de gestion des documents ;
- La sécurité des locaux et des équipements d’archivage ;
- La confidentialité et l’intégrité des documents confiés ;
- La traçabilité des opérations effectuées sur les documents ;
- La qualité des services rendus, notamment en matière de délais de traitement et de restitution des documents ;
- L’amélioration continue de ses prestations par l’évaluation et la prise en compte des retours clients.
La certification NF Service – Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques est délivrée pour une durée limitée, généralement de 3 ans. Elle doit être renouvelée après cette période pour garantir la pérennité de la qualité des prestations proposées par l’entreprise certifiée.
Qu’est ce que la norme NF Z40-350 ?
La norme NF Z40-350 est une norme française relative à la gestion des documents d’activité et d’archives électroniques. Publiée en 2012, elle a été élaborée par l’Association française de normalisation (AFNOR) en collaboration avec des professionnels de l’archivage et de l’informatique.
Cette norme définit les règles et les bonnes pratiques pour la création, la gestion, la conservation et la communication des documents électroniques. Elle vise à garantir l’authenticité, l’intégrité, la pérennité et la lisibilité des documents électroniques sur le long terme.
Plus spécifiquement, la norme NF Z40-350 traite notamment des sujets suivants :
- la gestion du cycle de vie des documents électroniques, de leur création à leur destruction ;
- la sécurité des documents électroniques, incluant leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité ;
la traçabilité des opérations effectuées sur les documents électroniques ; - la vérification de l’authenticité des documents électroniques, en particulier par l’utilisation de signatures électroniques ;
- la préservation des documents électroniques sur le long terme, notamment par l’utilisation de formats pérennes et d’outils de migration et de conversion.
La norme NF Z40-350 s’applique à tous les types de documents électroniques, qu’ils soient créés de manière native ou numérisés, quels que soient leur support et leur format. Elle s’adresse à tous les acteurs impliqués dans la gestion des documents électroniques, qu’ils soient du secteur public ou privé.
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