Un entrepôt de stockage d’archives fait référence à un local qui permet de conserver les documents de son entreprise en toute sécurité. Les locaux pour stocker les archives papier sont spécifiquement aménagés pour cette occasion et respectent des normes bien précises. C’est une structure qui sécurise à 100 % les documents contre les dégradations et les vols. Ce type de local préserve les archives, grâce à d’excellentes conditions de conservation. De nombreuses entreprises, universités, bibliothèques, musées et organismes gouvernementaux disposent de leur propre local d’archivage de papiers. En effet, ces derniers génèrent une quantité importante de documents format physique chaque année et doivent les entreposer. Ces espaces dédiés au stockage des archives se localisent au sein de bâtiments spécifiques. Ils peuvent se situer dans les archives nationales, départementales, municipales, etc. De même, il est possible de posséder un lieu pour stocker ses papiers dans une pièce interne à la structure. Il est donc tout à fait envisageable d’allouer une salle pour archiver ses papiers. Les entrepôts conçus pour la conservation des documents concernent aussi bien les archives privées que les archives publiques. Ce type de local permet une meilleure gestion de ses archives.
Stocker ses documents professionnels dans un local d’archives apporte de nombreux avantages. Dédier un espace à l’archivage de documents évite la dégradation de ces derniers, grâce notamment à un environnement contrôlé, ainsi qu’une gestion de la température et de l’humidité optimale. La conservation des documents papier et numérique est obligatoire pendant une certaine durée minimale. De ce fait, il est important de ne pas dégrader les archivages de longue durée. Le stockage de ses archives dans un entrepôt donne la possibilité de protéger ses documents contre le vol, les inondations, les incendies et le vandalisme. Lorsqu’une entreprise perd un document archivé avec des données sensibles, celle-ci peut subir de lourdes conséquences concernant sa confidentialité, ses finances et son commerce. Il est donc essentiel de les conserver dans un lieu sûr. C’est également une solution qui offre une meilleure organisation des archives en interne. Les locaux d’archives peuvent centraliser les papiers et les ranger dans un compartiment dédié et unique à chaque personne. Ce type de local facilite l’accès et la consultation des documents dès que cela est nécessaire. Lorsque l’entrepôt est bien administré, l’organisation de l’archivage est meilleure. Pour cela, utiliser des solutions et des outils adaptés en fonction du type de papier à conserver et de la taille de la structure est essentiel.
Les entrepôts de stockage des archives doivent respecter de nombreuses conditions obligatoires. Il faut notamment que l’emplacement soit simple d’accès, et ce, aussi bien s’il se trouve en interne qu’en externe des locaux de l’entreprise. Utiliser un local d’archivage au sein d’un bâtiment annexe est tout à fait possible si l’espace est trop petit pour le nombre de documents à conserver. Prévenir le directeur des Archives départementales est obligatoire lorsque les collectivités territoriales souhaitent construire, aménager ou bien faire une extension de locaux pour la conservation de leurs papiers. Voici les normes devant être respectées pour la construction, l’extension ou l’aménagement d’un tel entrepôt :
La taille de l’entrepôt doit être suffisamment grande pour accueillir tous les documents à stocker. Il est vrai qu’au bout de quelques années, les documents papier et les documents électroniques sont détruits. Cependant, des nouveaux y sont stockés constamment et régulièrement pendant toute l’année. De ce fait, le local ne doit pas être trop étroit pour entreposer les documents correctement. Un espace de stockage des documents trop petit peut compromettre la bonne gestion des archives. Une entreprise qui dispose d’un local dont la taille n’est pas suffisante peut toujours envisager un déménagement des archives. Toutefois, cela consiste en une opération longue et chronophage qui peut être évitée en prévoyant à l’avance un entrepôt suffisamment spacieux pour le stockage de ses archives. La meilleure solution est de passer par un archiviste qui possède un grand local.
Faire appel à un professionnel de l’archivage pour le stockage des documents apporte de nombreux avantages. Cet expert est en mesure de gérer toute opération d’archivage et est en possession d’infrastructures physiques correspondant aux besoins des entreprises. Cela donne la possibilité aux sociétés de ne pas sacrifier ou construire un espace pour stocker leurs documents papier. En faisant appel à ce type de spécialiste, celles-ci n’ont pas besoin d’avoir un local d’archive en interne. Étant donné la complexité de gestion, les coûts et les normes à respecter, passer par un professionnel évite à l’entreprise de gérer cet espace concernant la sécurité, l’humidité et la température pour que ses archives soient au mieux conservées. De même, cela lui évite de chercher un local ou de déménager ses archives si celui-ci dispose d’une taille insuffisante, ce qui lui fait gagner du temps. Enfin, solliciter les services d’un archiveur diminue le montant de la facture de climatisation et de chauffage de l’entreprise.
Les prestations proposées par les spécialistes concernent le stockage, la gestion, la conservation, ainsi que la recherche des documents. Voici les étapes du stockage d’archives dans un entrepôt par un professionnel :
Pour transférer les archives vers un centre de stockage, les différentes étapes sont les suivantes :
Lors du transport et de la conservation des archives dans un conteneur, les documents sont conservés en toute sécurité jusqu’au site de gestion agréé. L’accès aux papiers est facilité une fois qu’ils sont stockés dans l’entrepôt. Uniquement les personnes désignées par l’entreprise ont le droit d’accéder à ces informations protégées. Les documents archivés de chaque entreprise se trouvent dans un compartiment différent, afin qu’ils ne se mélangent pas.
REISSWOLF est agréé par le service interministériel des Archives de France (SIAF)
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Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques (V7) et à la norme NF Z 40-350 (version de novembre 2021).
