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    Société archivage Angers
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      Société d’archivage à Angers (49)

      Angers
      REISSWOLF Ingrid Maingret
      Zac Champ Blanchard,
      6 Rue du Pavé du Riou,
      49400 Distré

      Principe de l’archivage en entreprise

      Vous êtes un professionnel angevin et vous cherchez une solution locale pour le traitement de vos archives ? L’entreprise REISSWOLF Ingrid Maingret est spécialisée dans la gestion d’archives !  Notre centre d’archivage est basé à Saumur (49) : nos équipes vos accompagnerons dans votre projet d’archivage.

      La place de l’archivage dans le monde professionnel

      Vous vous êtes certainement déjà rendu compte que les archives sont partout autour de nous ?

      Chaque professionnel produit tous les jours jours des documents qui nécessitent de l’espace de stockage, du temps, et une organisation irréprochable …

      L’archivage est un sujet qui touche 100% des professionnels, qu’ils soient originaires du monde privé, public, associatif.

      Trop souvent mis de côté, et pour de nombreuses raisons, votre système d’archivage nécessite portant d’être rigoureusement travaillé. Cela vous apportera non seulement un avantage compétitif vis-à-vis de vos concurrents, mais également une amélioration de votre rentabilité.

      Nous détaillons ci-après quelques astuces pour vous accompagner dans cette optimisation. Si vous n’avez pas le temps ni les ressources pour réaliser cela, contactez-nous ! Sinon … bonne lecture !

      Pour commencer, à quoi servent les archives ?

      Les archives tracent les événements passés d’une entreprise, d’un organisme public, etc. Légalement, elles sont une ressource fiable qui témoigne de la bonne fois de son producteur en cas de litige, de contrôle ou d’audit.

      Pour aller plus loin, l’archive est constituée de données exploitables au profit de votre activité, de vos ventes et de votre performance.

      Par conséquent, la non-gestion des archives est une source de risques. Au contraire, la gestion des archives peut être source d’opportunités.

      Nous avons les solutions pour éviter les risques et saisir ces opportunités.

       

      Durée de conservation des documents : un sujet à double tranchant

      Premier sujet : la DUA (Durée de conservation administrative).

      Les professionnels ont l’obligation légale de conserver une grande partie de leurs documents à plus ou moins long terme en fonction de leur valeur.

      Si vous souhaitez développer ce sujet et connaitre les grandes lignes de la réglementation à ce sujet, n’hésitez pas à consulter notre article.

      Si vous ne conservez pas les archives dans le délai légal de conservation, vous créez de multiples risques en cas de contrôle d’assurance, d’audit etc. avec des conséquences financières pesantes, voir pénale vis-à-vis de la personne dirigeante.

      Si vous conservez des archives trop longtemps, au-delà de la réglementation, vous accumulez un volume de documents potentiellement sensibles devenus inutile.

      Par conséquent, la connaissance complète des délais de destruction est stratégique. Elle permet d’assurer vos arrières et de conserver les bons documents pendant la bonne période tout en limitant vos coûts d’archivage par l’élimination des archives ayant atteint leur DUA.

      Confidentialité des archives

      La confidentialité des données est variable selon leur typologie (comptabilité, ressources humaines, …).

      RGPD, CNIL, informations personnelles … les réglementations sont nombreuses et complexes concernant la protection des données. Le principe général : les archives doivent être classées par services producteur, puis par typologie, afin d’en établir les droits d’accès. En archivage, c’est ce qu’on appelle les habilitations.

      En clair : que les personnes autorisées à consulter des documents y accèdent facilement, et que les autres n’y accèdent jamais !

       

      Donc la question à résoudre est : vos archives sont-elles facilement accessibles par des personnes non concernées ? Si la réponse est oui … appelez-nous ! Il existe des systèmes simples pour garantir les droits d’accès par typologie d’archives.

      Conclusion : solution d’archivage dans le Maine et Loire

      En conclusion, REISSWOLF Ingrid Maingret vous sera utile si vous êtes :

      • Situé à Angers, ou plus généralement dans le Maine et Loire (49) ;

      • Concerné par une ou plusieurs des problématiques évoquées ci-avant.

      En effet, une gestion d’archives efficace ne consiste pas seulement à identifier une personne faisant déjà partie du personnel, souvent un stagiaire ou un membre de l’équipe administrative, pour empiler consciencieusement les boîtes. En effet, cette gestion ne peut pas s’improviser, et ne doit pas se faire seul. Pour une personne non formée, ce travail peut mettre être perçu comme une corvée !

      Vos salariés sont bien plus efficaces dans leur cœur de métier.

      A contraire, nos agents sont des professionnels de l’archivage, rôdés à leur organisation et optimisation. Ils vous feront bénéficier de leurs expériences, de leurs connaissances, de leurs astuces et méthodes pour transformer le calvaire de vos archives en un potentiel de rentabilité insoupçonné !

      Nos archivistes vous proposeront de multiples solutions qui sauront vous ravir, peu importe votre besoin initial. En règle générale, l’externalisation des archives est le meilleur compromis pour vous permettre d’améliorer considérablement votre archivage, toute en optimisant le coût de traitement.

       

      Trouver une entreprise d’archivage à Angers (49)

      Le nombre d’entreprises à Angers est en évolution continue (12800 en 2012 et 20194 en 2021). Pendant cette période, votre potentiel client s’est développé, de même que votre environnement concurrentiel.

      Par ailleurs, et en particulier depuis le démarrage de la crise sanitaire, les acteurs économiques et publics se sont profondément transformés, optant pour le télétravail, l’optimisation de leurs espaces de travail et la digitalisation.

      REISSWOLF Ingrid Maingret s’inscrit dans ce contexte.

      REISSWOLF Ingrid Maingret : spécialiste de l’archiviste à Angers

      Nous accompagnons nos clients Angevins dans l’optimisation de leurs archives via différents services :

      Nous avons conscience qu’en tant que professionnels dans votre secteur d’activité, vous n’avez pas le temps ni le luxe de vous occuper de vos archives.

      Cela est normal : votre énergie est concentrée sur votre développement, en particulier dans un milieu de plus en plus compétitif. Nous vous proposons des méthodes simples pour libérez vos l’espaces de travail et économiser de précieuses heures de travail à vos collaborateurs.

      En interne, l’archivage est vite considéré comme une tâche peu valorisante et consommatrice d’énergie. C’est pour cette raison que les professionnels sont de plus en plus nombreux à se tourner vers des processus d’archivage modernes externalisés.

      Nos archivistes analyseront et évaluerons l’état de vos documents. Ils proposeront un plan d’action personnalisé, en assurant notamment le transfert et le déménagement de vos archives jusqu’au lieu de stockage. D’autres prestations annexes peuvent être proposées : récolement, dépoussiérage, audit, conseil…

      Le principal avantage pour nos clients est que nous vous soulageons de préoccupations liées à la protection de documents et d’informations précieux et importants tout en améliorant leur accessibilité. En conséquence, nous vous aidons à vous concentrer sur vos objectifs principaux en limitant le temps et les ressources que vous consacrez à des activités qui ne font pas partie de votre cœur de métier.

      En cerise sur le gâteau … nous sommes situé à proximité de vos locaux !

      Bon à savoir sur Angers (49)

      Localisée dans le Maine-et-Loire, entre les grandes métropoles de Tours, à l’est, et Nantes à l’ouest. Au cœur d’une aire urbaine de 413 000 habitants, Angers est la deuxième métropole et le cœur géographique des Pays de la Loire, une des régions les plus dynamiques de France.

      Ce territoire regorge d’entreprises et dispose d’une économie extrêmement diversifiée. Il est aisé de trouver sur le territoire toutes les compétences nécessaires à leur développement.

      Angers est également la capitale du secteur tertiaire, avec les plus grands noms de la prévoyance, des mutuelles et des compagnies d’assurance.

      En bref, de plus en plus de paperasse …

      Parmi les secteurs d’activité dans lesquels se créent le plus d’entreprises à Angers, on trouve la location et l’exploitation de biens immobiliers propres ou loués. Cela signifie que les entreprises investissent massivement dans cette région de France ! Le loyer et le foncier prennent de la valeur.

      Est-il dont utile de conserver toutes vos archives au sein de vos bureaux ?

      Non ! La rentabilité réside dans l’optimisation de vos espaces, et l’évacuation de tout ce qui n’est pas directement lié à la vente et au fonctionnement direct de votre entreprise.

      Ingrid, Audrey, Laurent et toute leur équipe REISSWOLF Ingrid Maingret sont à votre entière disposition pour vous accompagner au mieux dans l’optimisation de vos archives.

      Archivage à Angers : obtenir un devis sur mesure

      Notre approche se calque sur votre organisation : nous effectuons une analyse gratuite professionnelle et détaillée, qui comprend l’évaluation de l’état actuel de vos documents et de vos archives, l’anticipation de la croissance future et la définition de ce qui correspondra à vos besoins.

      Ensuite nous proposons un moyen de gérer et de sauvegarder vos documents en toute sécurité. Selon besoin, nous procédons

      • Au tri (pour les organismes privés) ;
      • Au récolement (pour les organismes publics) des archives ;
      • Au dépoussiérage d’archives patrimoniales ;
      • À la destruction des archives éliminables ;
      • À l’externalisation et à la gestion en ligne des archives à conserver ;
      • A la numérisation et la mise en place d’une GED pour les archives digitalisées.

      Notre objectif est de vous permettre un accès permanent à vos archives, et favorisant l’autonomie de vos collaborateurs. En effet, nos clients sont capables, suite à notre intervention, de créer, consulter, détruire n’importe quel document, selon leurs habilitations, en quelques clics, et le tout 100% en ligne !

      Nous intervenons également lors du déménagement de votre entreprise.

       

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