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Société archivage Chartres
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Société d’archivage à Chartres (28)

Chartres

TD / OKBOX 28
Rue de l’Orme Guyot
ZA du Bréharet
28300 GASVILLE OISEME

Principe de l’externalisation des archives

Tous les documents entrants et sortants relatifs au fonctionnement interne d’une entreprise doivent en principe être conservés. C’est ce que l’on appelle les archives. Avant même la création de la société, des documents importants peuvent naturellement y trouver leur place.

Cela se poursuit ensuite pendant toute la période de vie de l’entreprise. Factures, bons de commandes, fiches de paie, statuts juridiques, bilans financiers sont autant d’exemples qui viennent spontanément en tête. Ils trouvent tous leur place dans un endroit, généralement une salle dédiée, quand il s’agit d’archives papier. Tous ces documents sont un rappel de l’évolution constante et du développement de l’activité. C’est pour cette raison qu’il est important d’adopter une méthode de classement drastique.

Il est en effet nécessaire de pouvoir les présenter à la demande. Cette dernière peut émaner du chef d’entreprise lui-même, des partenaires ou des clients mais peut aussi faire suite à un litige ou encore à un contrôle fiscal. Une entreprise ne fait pas la somme de tous ces documents, mais ils peuvent représenter des milliers, voire des centaines de milliers de pages, si l’entreprise est créée depuis un certain nombre d’années et qu’elle emploie plusieurs salariés.

Longtemps uniquement conservés sous forme papier, il existe aujourd’hui une législation visant à numériser tous ces documents pour pouvoir gagner en efficacité, lors de la recherche. Cette injonction concerne toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité.

Le fait de devoir procéder à la numérisation soulève beaucoup de questions, surtout si l’entreprise a peiné à trier ces différents feuillets au fil des années. Sont-ils tous à conserver ? Quelle est la durée de préservation en fonction de la nature du document ? Comment trouver une manière de procéder pour numériser tous les documents actuels, revenir sur les documents papier pour faire de même, tout en assurant une bonne sécurité des données ? Cette tâche peut, bien entendu, être effectuée à l’interne. Il est possible de demander à un collaborateur de trouver une méthode fiable et d’y consacrer du temps. Mais a-t-il, malgré un savoir-faire éprouvé lors de son travail habituel, les capacités pour répondre à toutes ces interrogations ? C’est pour cette raison que bon nombre d’entreprises passent par l’externalisation en faisant appel à une société d’archivage.

Trouver une entreprise d’archivage à Chartres (28)

Les entrepreneurs chartrains le savent : il est difficile de pouvoir dégager du temps pour une réalisation optimale de l’archivage d’entreprise. Passer par un tiers archiveur est souvent la meilleure solution, d’autant que des entreprises se sont spécialisées dans la gestion des archives papier mais aussi l’aide à la dématérialisation. Elles ont compris l’importance de l’archivage qui va bien au-delà du rôle de mémoire de l’évolution de l’activité. Une dématérialisation et une conservation efficiente jouent un rôle prépondérant pour répondre à des injonctions juridiques. Les informations qui seraient demandées par un juge ou comme nous l’avons dit, dans le cas d’un contrôle fiscal, doivent être rigoureusement exactes sous peine de porter préjudice à l’entreprise. La non-présentation des documents et des données qu’ils renferment peut induire un coût inutile pour l’entreprise, sous la forme d’amende ou encore d’un redressement fiscal.

Les risques techniques ne sont pas à sous-estimer, puisqu’il faut trouver des supports durables, pour conserver dans le temps les données remises par le client. Afin de limiter le temps de recherche, la logistique en la matière doit être draconienne, tout en gardant en fluidité : tous les collaborateurs de l’entreprise doivent comprendre, intégrer et adopter le système d’archivage pour pouvoir s’en charger dans les années futures. Enfin, l’entreprise d’archivage sait qu’un tri de ces archives doit se faire de façon régulière. C’est ce que l’on appelle le récolement des archives. Certains documents, passé une certaine date, n’ont plus de raison d’être et il est indispensable, alors de les détruire, là encore, de façon sécurisée. Le tri des archives dématérialisées, mais aussi papier, peut représenter un temps considérable, c’est pour cette raison que le classement initial trouve encore, dans ce cas concret, toute sa pertinence.

Bon à savoir sur Chartres (28)

Située dans le département d’Eure-et-Loir, dans la région Centre-Val de Loire, Chartres est un but de destination pour de nombreux touristes, qui viendront admirer la Cathédrale Notre Dame de Chartres, le Musée des Beaux-Arts ou encore la Maison Picassiette. Mais les professionnels et les entrepreneurs sont également séduits par son dynamisme économique. Située à proximité immédiate de l’Ile de France, mais aussi de la Picardie, la ville présente un panel d’activités variées.

Enseignement, recherche s’entremêlent avec des entreprises emblématiques de la cosmétique et de la parfumerie regroupées dans la Cosmetic Valley. Mais on peut aussi parler du groupe LVMH, des laboratoires pharmaceutiques, des entreprises de BTP ou de services, entre autres réussites, qui ont su trouver en Chartres un terrain fertile.

La ville ne compte pas moins que 26 parcs d’activités ; ce qui laisse augurer des possibilités d’emploi attractives. La ville de Chartres souhaite dynamiser encore son pôle économique en accueillant de nouvelles entreprises qui se spécialiseraient dans des produits ou des services Made in France. Avec déjà plus de 8 600 entreprises implantées, la pérennité y est excellente, puisqu’elle dépasse souvent les 17 ans d’activité.

On comprend aisément, qu’une telle durabilité implique un stock important d’archives, pour chacune d’entre elles. Chartres Métropole se fait un devoir d’accompagner les entreprises et de promouvoir le tissu économique propre aux 66 communes qui la composent. La ville met tout en œuvre pour accueillir ces nouveaux talents en mettant à disposition un panel étendu de services, comme des crèches d’entreprises, des résidences services ou encore des restaurants interentreprises.

Mais ce que la ville de Chartres a compris également, c’est l’importance d’Internet et des échanges digitaux. Le très haut débit est donc garanti pour tous ses habitants et pour les entreprises. La numérisation et la dématérialisation, le stockage sur le cloud ou autres solutions sont donc facilement envisageables, sur ce territoire en constante mouvance. Les données sont donc aisément consultables, même en déplacement clientèle ou sur le terrain, au besoin.

Archivage à Chartres : obtenir un devis sur mesure

Demander un devis à un prestataire d’archivage vous permet plusieurs choses. Dans un premier temps, vous savez que vous allez pouvoir compter sur une certaine expertise ; fruit de longues années de pratique. Un devis est, de fait, dans ce domaine, entièrement personnalisable. Les besoins diffèrent d’une entité à une autre, en fonction du domaine d’activité, du nombre de documents à dématérialiser. C’est aussi faire le choix, en passant par une société d’archivage à Chartres, d’avoir un interlocuteur dédié pour répondre à toutes vos questions relatives à vos besoins en la matière et y trouver une solution efficace.

Enfin, le fait d’externaliser cette tâche revient souvent beaucoup moins cher que le fait de devoir embaucher une personne pour le faire à l’interne. Que vous vouliez numériser vos documents papier, trouver une solution de stockage dématérialisé adaptée et sécurisée, trouver un lieu pour stocker vos archives papier dans les meilleures conditions, tout en pouvant gagner de la place dans votre entreprise, toutes les demandes peuvent être satisfaites. Si vous déménagez, le tiers archiveur peut se charger de faire transporter tous vos documents papier dans un autre quartier de Chartres ou pour changer de région.

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