Aux frais de conservation et de stockage physique des archives, il faut ajouter les dépenses en matériel. Entre autres scanners, photocopieurs, broyeurs ou incinérateurs, fournitures d’archivages constituent des coûts additionnels. Pour l’entreposage des archives il faut prévoir des armoires et du matériel de rayonnage dédié.
Ce poste est insuffisamment pris en compte par les entreprises. le coût global de l’archivage interne doit tenir compte du temps passé par les collaborateurs de l’entreprise à classer, chercher et exploiter les archives. Dans nombre de structures il faut additionner le temps perdu et les pertes d’efficacité lorsque le classement et l’indexation n’ont pas été correctement réalisés. Autre facteur de gaspillage, les documents perdus ou les archives dont on ne retrouve pas de trace suite au départ d’un collaborateur ou à un emprunt qui n’a pas été suivi de la remise des documents dans la salle d’archives.
Le risque lié à une gestion défaillante de l’archivage en interne est multiple. La perte de documents dont le caractère légal de conservation est avéré peut engendrer des coûts juridiques, une absence de preuve en cas de litiges commerciaux. La mauvaise gestion du classement des archives fait ainsi peser trois principales menaces :
Le risque lié à une gestion défaillante de l’archivage en interne est multiple. La perte de documents dont le caractère légal de conservation est avéré peut engendrer des coûts juridiques, une absence de preuve en cas de litiges commerciaux. La mauvaise gestion du classement des archives fait ainsi peser trois principales menaces :