Société d’archivage à Corbeil-Essonnes (91)

Les documents qui sont reçus ou émis par une entreprise, qu’elle soit implantée à Corbeil-Essonnes dans le 91 ou ailleurs, ne sont pas tous importants ; tout au moins au niveau légal, même si l’entreprise peut trouver son intérêt à leur conservation pour des raisons de fonctionnement interne. Certains n’ont qu’une vocation informative pour un événement donné. D’autres, au contraire doivent être conservés. C’est ce que l’on appelle les archives.

Chaque chef d’entreprise sait qu’il doit préserver certains documents, réaliser du stockage d’archives. Mais il ne connaît pas toujours la durée probatoire de ces papiers.

Il est vrai que cette durée peut considérablement varier et ce, même entre plusieurs documents administratifs généraux, ceux relatifs à la comptabilité ou même de nature commerciale.

C’est pour cette raison que bon nombre de documents ne font que s’accumuler dans des armoires ou sur des étagères, dans une salle.

D’autres entreprises ont pris soin de leurs documents papier et ce, depuis la création, mais le développement de l’activité peut avoir gêné ces bonnes pratiques : il fallait se concentrer sur d’autres points qui semblaient alors plus importants.

Si cette situation n’est pas trop gênante quand l’entreprise est nouvellement créée, cela peut devenir un vrai problème si personne n’y a remédié pendant plusieurs années. Il peut sembler difficile alors de trouver un document donné parmi cette foule de documents papier.

Le gouvernement, soucieux de répondre à une volonté de développement des entreprises présentes sur le territoire français a souhaité mettre en place la transition numérique. Si celle-ci a commencé par l’obligation de dématérialiser toutes les factures clients, la suite logique est de penser que ce nouveau type de fonctionnement touchera bientôt tous les documents de l’entreprise, passés, présents et futurs, pour pouvoir les produire au besoin. Deux interrogations se posent alors : comment arriver à faire des archives papier une source de fonctionnement utile pour l’entreprise et comment répondre à la numérisation, sachant qu’elle est liée à des normes bien précises.

Corbeil-Essonnes jouit d’une situation géographique très tactique, au niveau entrepreneurial, car cette commune du Département de l’Essonne, en région Ile-de-France ne se situe qu’à 29 kilomètres de Paris. Les entreprises linoises, tout comme celles de Ballancourt-sur-Essonne, peuvent donc établir des partenariats efficaces avec de grandes enseignes parisiennes et profiter de tout ce que la Capitale a à leur offrir.

De nombreux commerces s’y sont implantés. On peut également parler du pôle santé CHSF ; assurant la couverture hospitalière de 600 000 habitants.

Pourtant, cette commune ne se base pas uniquement sur cette particularité et souhaite se développer de façon autonome en diversifiant les pôles économiques. On peut donc trouver de grandes sociétés d’assemblage et d’usinage de pièces moteurs pour le secteur aéronautiques civil et militaire. Corbeil-Essonnes aime la haute technologie et accueille une entreprise prospère de fabrication de composants électroniques.

Il est facile d’imaginer la somme de toutes les archives de ces entreprises ; quelles qu’elles soient ; qu’il s’agit de classer de façon méthodique et de récoler. Faire appel à des entreprises d’archivage ne peut être qu’un point fort.

Les besoins en archivage sont propres à toute entreprise car sa façon de procéder en interne est, de fait, unique. La manière de ranger les archives doit ressembler à ce fonctionnement, pour que le classement soit efficace au quotidien. Il faut alors que le tiers archiveur puisse se rendre dans les locaux de l’entreprise pour évaluer la somme de documents à stocker, conserver et éventuellement transférer. Cela constitue une première étape pour la réalisation du devis.

Si les documents sont dans une salle depuis la création, beaucoup de documents n’ont plus lieu d’exister. Il faut donc procéder à un récolement. Cette action consiste en le fait de trier les documents, pour ne conserver ceux qui ont encore une pertinence légale. Les entreprises d’archivage ; quel que soit le domaine d’activité de l’entreprise ; connaissent les durées probatoires de chaque document important. La suppression des documents obsolètes répond également à des enjeux sécuritaires. L’accès aux différentes données que peuvent contenir ces papier ; que ce soit au niveau de l’entreprise elle-même qu’au niveau de ses clients ou partenaires ne doit pas être possible. C’est pourquoi il est indispensable que la destruction puisse se faire dans les meilleures conditions.

Ranger, classer et trier. On pourrait penser que ces trois actions suffiraient pour asseoir la réputation d’une société d’archivage. Mais certaines proposent encore plus. Conscientes de la difficulté que peut revêtir la transition numérique, les tiers archiveurs peuvent proposer un accompagnement et une formation pour initier les salariés d’une entreprise.

Si celle-ci le souhaite, il est tout à fait possible de lui confier la tâche de la numérisation de tous les documents, ainsi que leur stockage ; ce que l’on appelle l’externalisation de l’archivage.

Enfin, il peut sembler opportun de vouloir faire un transfert de ses archives papier. Cela permet un gain de place souvent conséquent dans les grandes entreprises notamment. Cela ne suppose pas de supprimer ces documents, mais bien un stockage ailleurs, là où ils seront dans des conditions de conservation optimales. Même entreposés dans un endroit extérieur à l’entreprise, il est possible d’avoir accès à tous les documents, quels qu’ils soient. Cela peut être par le biais d’une consultation, via un logiciel spécifique. Mais il est également possible d’en recevoir un scan sur simple demande, à tout moment.

Personne mieux que les sociétés d’archivage ne sait à quel point il faut être réactif dans ce domaine. Chaque document, quelle que soit sa nature est classé de telle manière qu’il est récupérable en quelques minutes. Cette façon de fonctionner est celle qui doit être adoptée par tous les membres de l’entreprise quand les archives sont rangées et indexées. Même si l’entreprise change de locaux, il est aussi possible de procéder au déménagement des archives par des sociétés d’archivage. Le soin qui est apporté à ces documents est alors de tout premier ordre.