Vous souhaitez être rappelé ?
Les archives. Voilà un terme peu glamour en entreprise. Pour beaucoup, ce ne sont que des documents qu’il est important de garder, mais qui pourrait dire précisément pourquoi et pour combien de temps ? Oui, les archives ne sont souvent vues que comme des monts de papier qui prennent de la place et dont on n’ose pas se séparer, même si on soupire de leur présence. Pourtant, si l’on réfléchit bien, ne sont-ils pas à l’image de votre entreprise, si l’on en reprenait le fil. Ne verriez-vous pas, en procédant feuille par feuille, l’évolution qui a été la vôtre ?
Les archives sont la mémoire de l’activité d’une entreprise. Mais derrière cette vision un peu romantique se cache aussi une autre réalité : vos archives ont une valeur probatoire. Si vous ne savez pas ce que cela veut dire, nous vous éclairons à ce sujet. Aucune entreprise n’est à l’abri d’une situation contentieuse. Un client, insatisfait de la prestation que vous avez réalisée ou d’un article que vous lui avez vendu souhaite avoir des explications. Vous ne pouvez pas vous rappeler toutes vos commandes et c’est pour cela que vous devez conserver vos factures, entre autres documents. Comment prouver votre bonne foi si vous ne pouvez pas présenter ce papier qui contient pourtant toutes les réponses ? Car celui-ci repose parmi d’autres, dans la salle de stockage d’archives…
Cela peut également arriver si vous subissez un contrôle fiscal ou encore si vous invitez un expert-comptable à faire un point sur votre activité pour trouver des pistes d’amélioration. Bon nombre de documents inhérents au fonctionnement de votre entreprise sont alors demandés. Comment faire régner l’ordre dans vos papiers, si vous n’avez pas de temps à consacrer à cette tâche ?
Quand une entreprise souhaite proposer un nouveau service à ses clients, mais qu’elle ne possède pas les moyens techniques ou humains pour le faire, il est devenu courant d’externaliser le stockage d’archives. L’entreprise jouit donc des compétences d’une personne ou d’une structure tierce, sans devoir embaucher et elle peut gagner en compétitivité. Il est désormais possible d’externaliser bon nombre de tâches professionnelles. Le stockage d’archives en fait partie ; ce dont vous pouvez vous féliciter si vos archives d’entreprises ont été laissées à l’abandon.
Concrètement, comment cela se passe ? Le tiers archiveur se rend dans vos locaux pour estimer le travail à faire. La somme des archives n’est bien entendu pas la même en fonction de la taille des entreprises et de leur date de création. Après avoir vérifié les conditions de la pièce (nous revenons sur ce point après), la personne procède au tri. La valeur probatoire des documents n’a qu’une durée limitée. Encore faut-il la connaître.
En effet, selon leur nature, certains doivent être faire l’objet d’une conservation pendant 10 ans, d’autres, seulement pendant 2 ans. D’autres encore devront être sauvegardés pendant toute la durée de création (voire même après, en cas de contrôle). Après avoir enlevé et supprimé de façon sécuritaire les documents périmés, une méthode de classement est mise en place. Cette dernière est dûment expliquée à l’ensemble des salariés par le biais d’un tableau, le plus souvent. Cela permet à chaque personne qui va, dans le cadre de son travail, être amenée à venir ranger un document de le faire sans se tromper. Dans le cas contraire, l’archivage et le classement n’auraient pas lieu d’être. Cela constituerait pour l’ensemble de l’équipe et pour l’entreprise en elle-même une énorme perte de temps et de productivité.
Il s’agit, comme vous l’aurez compris, de trouver un système clair de stockage d’archives et simple à reproduire, à l’émission ou à la réception de chaque document de valeur. Une fois cette méthode rentrée dans les habitudes des salariés, il sera très facile de trouver un document à la demande, même si celui-ci remonte à une décennie. Vous n’aurez donc aucun souci à vous faire en cas de litige ou si vous recevez dans quelques jours le contrôleur fiscal.
Tirer parti de sa proximité avec Paris, sans renoncer à se construire son identité et ses valeurs propres, on peut dire que le challenge est réussi pour la ville de Fontenay-sous-Bois. Cette commune de la Région Ile de France, dans le Département Val de Marne a su trouver sa place. Cela rayonne dans les communes limitrophes comme Le Perreux-sur-Marne ou encore Bry-sur-Marne. Sa zone d’activités très étendue font qu’on la compare souvent ; et elle peut s’en féliciter, à une « Petite Défense de l’Est Parisien ».
L’industrie et le commerce y est très bien représentés avec plus de 3 890 établissements. Les banques et les assurances sont largement majoritaires, mais on voit aussi des entreprises œuvrant dans le domaine de la santé et du soin aux personnes ou encore l’ingénierie-technologie. Malgré ces différences de domaines, les entreprises fontenaysiennes fonctionnent de la même façon. Elles accueillent ou travaillent pour le public. Elles émettent des documents qui vont naturellement trouver leur place au sein des archives. Pour que ces dernières soient optimisées et leur facilitent la tâche au quotidien, externaliser leur gestion à des sociétés de stockage d’archives semble la solution la plus opportune.
Comment savoir quelle offre d’archivage est la plus adaptée à vos besoins ? Tout simplement en demandant ce que les tiers archiveurs peuvent faire pour vous et votre entreprise. Vous aurez ainsi un devis établi sur-mesure. Leur travail ne se cantonne par ; même si cela représente une somme de travail déjà importante ; dans le récolement et le classement des archives. Ils savent mieux que quiconque à quel point l’endroit de stockage est primordial pour leur bon état de conservation. Savoir que la pièce où vous entreposez vos documents permet d’assurer leur intégrité et ce pendant des années devrait vous rassurer, même si cet endroit et les documents qui y sont entreposés méritent certainement, de temps à autres, un bon dépoussiérage.
Mais que faire si la société de stockage d’archive décèle la présence d’insectes. Certains, comme les cafards, par exemple, font de vos documents papier leurs mets favoris.
Vous pouvez rajouter d’autres facteurs de risques comme les rongeurs, un dégât des eaux ou encore un départ de feu. Si toutes les conditions ne sont pas réunies, il est possible d’envisager un transfert de vos archives dans des locaux spéciaux (dont sont propriétaires les sociétés d’archivage). Besoin d’un document, à n’importe quel moment ? Vous le recevez rapidement via un scan. Il s’agit donc d’une proposition intéressante et à étudier. Cela vous permettrait d’utiliser cette pièce à d’autres fins.
Dans le même ordre d’idée, si vous changez de locaux, ne vous inquiétez pas pour vos archives. Les sociétés d’archivage peuvent se charger elles-mêmes de leur déménagement. Ces documents papier : ne pensez-vous pas que, tôt ou tard, le gouvernement, comme cela est le cas pour les factures clients (transition numérique), va demander à les dématérialiser ? Pourquoi ne pas prendre les devants ? Vous pouvez également externaliser ce travail à un tiers archiveur, tout en ayant un plein et total accès, ainsi que tous les collaborateurs désignés, grâce à un logiciel.
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