Trouver une entreprise d’archivage à Fontenay-sous-Bois
Quand une entreprise souhaite proposer un nouveau service à ses clients, mais qu’elle ne possède pas les moyens techniques ou humains pour le faire, il est devenu courant d’externaliser le stockage d’archives. L’entreprise jouit donc des compétences d’une personne ou d’une structure tierce, sans devoir embaucher et elle peut gagner en compétitivité. Il est désormais possible d’externaliser bon nombre de tâches professionnelles. Le stockage d’archives en fait partie ; ce dont vous pouvez vous féliciter si vos archives d’entreprises ont été laissées à l’abandon.
Concrètement, comment cela se passe ? Le tiers archiveur se rend dans vos locaux pour estimer le travail à faire. La somme des archives n’est bien entendu pas la même en fonction de la taille des entreprises et de leur date de création. Après avoir vérifié les conditions de la pièce (nous revenons sur ce point après), la personne procède au tri. La valeur probatoire des documents n’a qu’une durée limitée. Encore faut-il la connaître.
En effet, selon leur nature, certains doivent être faire l’objet d’une conservation pendant 10 ans, d’autres, seulement pendant 2 ans. D’autres encore devront être sauvegardés pendant toute la durée de création (voire même après, en cas de contrôle). Après avoir enlevé et supprimé de façon sécuritaire les documents périmés, une méthode de classement est mise en place. Cette dernière est dûment expliquée à l’ensemble des salariés par le biais d’un tableau, le plus souvent. Cela permet à chaque personne qui va, dans le cadre de son travail, être amenée à venir ranger un document de le faire sans se tromper. Dans le cas contraire, l’archivage et le classement n’auraient pas lieu d’être. Cela constituerait pour l’ensemble de l’équipe et pour l’entreprise en elle-même une énorme perte de temps et de productivité.
Il s’agit, comme vous l’aurez compris, de trouver un système clair de stockage d’archives et simple à reproduire, à l’émission ou à la réception de chaque document de valeur. Une fois cette méthode rentrée dans les habitudes des salariés, il sera très facile de trouver un document à la demande, même si celui-ci remonte à une décennie. Vous n’aurez donc aucun souci à vous faire en cas de litige ou si vous recevez dans quelques jours le contrôleur fiscal.