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Société archivage Ivry-sur-Seine
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Société d’archivage à Ivry-sur-Seine (94)

Principe de l’archivage en entreprise

Quand on souhaite créer une entreprise à Ivry-sur-Seine, il est normal de se consacrer en priorité à son développement. La proximité de la Capitale est un véritable atout, mais cela met un autre point en exergue : l’obligation d’être compétitif. Difficile, alors, de pouvoir accorder du temps à ses archives. Sans doute, en tant que chef d’entreprise, pensez-vous que si vous payez vos cotisations et impôts en temps et en heure, cela suffit largement et qu’il suffit ensuite de mettre les papiers les uns au-dessus des autres, dans des caisses.

La réalité est pourtant tout autre. Chaque document que vous émettez ou recevez dans le cadre de votre activité a, pour la plupart, une valeur probatoire. C’est le cas pour certains documents administratifs, mais aussi pour des documents comptables, fiscaux et commerciaux. En fonction de leur nature propre, dans chaque domaine, la durée de cette valeur probatoire change. Cela signifie que certains de ces documents auront valeur de preuve pendant un délai de 2 ans, alors que d’autres devront faire l’objet d’une conservation pendant 10 ans, voire plus. Si ces informations peuvent être trouvées facilement sur des sites gouvernementaux notamment, il faut dégager du temps pour procéder régulièrement à un récolement ; c’est-à-dire un tri de tous ces papiers.

Or, comme nous l’avons dit, quel chef d’entreprise peut se targuer de pouvoir prendre des heures à effectuer un dépoussiérage de tous ces documents papiers ? Or, si une personne ou une entité demande une présentation de ces documents, l’entrepreneur peut alors se trouver dans une situation délicate. Un client peut se trouver ennuyé ; avec pour conséquence un impact sur sa satisfaction clientèle ; indicateur que tout chef d’entreprise ne peut pas négliger. Mais cela est encore plus grave en cas de situation litigieuse : passage devant le tribunal ou encore contrôle effectué par un agent du service fiscal. Qui peut se permettre de payer une amende ou un redressement judiciaire pour raison de non présentation de documents ?

Trouver une entreprise d’archivage à Ivry-sur-Seine

Les entrepreneurs Ivryens peuvent s’interroger sur les solutions qui peuvent être apportées à cette problématique. Cela n’est pourtant pas une fatalité, même si l’on n’a pas les moyens humains ou techniques pour y remédier soi-même. L’externalisation des tâches fait désormais partie des habitudes entrepreneuriales. Passer par un tiers de stockage d’archives permet de gagner en compétences sans devoir embaucher une ou plusieurs personnes pour une tâche particulière. 

La délégation du stockage d’archives peut donc faire l’objet d’une externalisation. Il faut néanmoins comprendre que l’archivage ne consiste pourtant pas uniquement en le fait de classer des documents. La société d’archivage doit déterminer dans un premier temps si les conditions de stockage sont optimales pour des documents aussi fragiles que le papier. Le support papier a de nombreux ennemis, comme les insectes ou encore les rongeurs. Il craint également l’humidité et une lumière trop vive. 

Mais que se passe-t-il quand le lieu de stockage ne correspond pas aux bons critères de conservation ? L’entreprise d’archivage possède des solutions clés en main. Elle peut procéder à ce que l’on appelle un transfert d’archives. Il est raisonnable de s’interroger sur la plus-value de ce procédé de déménagement pour l’entreprise. Nous développons ce point ci-après pour que vous sachiez si oui ou non vous avez besoin de ce service. Il s’agira alors d’en faire la demande, pour l’établissement d’un devis.

Bon à savoir sur Ivry-sur-Seine

De nombreuses entreprises envisagent une implantation ou un déménagement à Ivry-sur-Seine. Cette commune de la région Ile de France, dans le département Val de Marne est en effet idéalement située aux portes de Paris. La ville ne veut laisser de côté aucune opportunité de voir arriver de nouvelles entreprises ivryennes. La place belle est laissée aux commerces, afin de favoriser le tissage de liens sociaux mais aussi participer au développement local. Rien que sur Ivry-sur-Seine, on en dénombre près de 884.

Le site de la ville permet de réaliser de nombreuses démarches pour pouvoir créer ou reprendre une activité. Une initiative que l’on ne peut que saluer pour le développement de la commune. Mais la municipalité ne peut néanmoins pas œuvrer au sein des entreprises ; surtout si celles-ci sont confrontées à un problème de stockage d’archives. Dans ce cas, elles pourront se tourner vers des tiers archiveurs.

Archivage à Ivry-sur-Seine : obtenir un devis sur mesure

Pourquoi demander un devis sur mesure si vous souhaitez externaliser votre archivage ? Dans la réalité des faits, les tiers archiveurs peuvent vous proposer de nombreux services. Le tri des archives, bien sûr, permet de ne conserver que les documents importants ayant encore une valeur légale ; ce qui est premier point. Le fait d’adopter une méthode de classement drastique, vous permettra par la suite de continuer sur cette lancée pour trouver rapidement tout document, quel qu’il soit et quelle que soit la date à laquelle il a été émis ou reçu, même si cela remonte à une décennie. 

Comme nous l’avons dit, la venue des tiers archiveurs est l’occasion de faire un état des lieux de l’endroit où vous conservez actuellement vos documents papier. Si la pièce ne convient pas, peut-être en trouverez-vous une autre, plus adaptée, au sein de votre structure. Si ce n’est pas le cas, demandez-leur s’il est possible de faire transférer les archives. Pour faire un bref résumé de cette prestation, il s’agit de transporter et de conserver vos archives papier dans des locaux sécurisés et présentant tous les critères pour répondre à la préservation durable de vos documents papier. 

Même si vos papiers ne sont plus dans votre structure, il est possible, via la société de stockage d’archives d’obtenir une copie à tout moment, ce qui peut s’avérer pratique. Ensuite, la pièce qui aura été libérée pourra servir à d’autres fins. Chaque entrepreneur sait à quel point il peut être important de gagner de la place ; surtout connaissant le prix d’un local commercial près de Paris. Quand on veut s’implanter à Ivry-sur-Seine, il est normal de s’inquiéter du déménagement de ses archives.

Et si un carton se perdait ? Cela ne peut pas arriver si vous passez par la société de stockage d’archives elle-même. Consciente de l’importance de ces documents pour votre activité, elle veille à y apporter un soin tout particulier. 

Enfin, dernier point et non des moindres : la dématérialisation des documents fait partie des enjeux actuels. La transition numérique, imposée aux entreprises peut être vue comme une contrainte, alors qu’elle permet de gagner du temps et de l’argent. L’entreprise d’archivage peut, dans ce cadre, prodiguer plus que des conseils en la matière. Elle peut expliquer à vos équipes comment la mettre en place, en respectant les normes quant aux formats etc… Elle peut être à même de vous aider à trouver le support de stockage adapté à votre entreprise. Que ce soit en optant pour la formation ou en lui externalisant l’ensemble de cette tâche, vous allez pouvoir répondre aux exigences de cette loi tout en continuant à œuvrer sur le développement de votre activité, au quotidien. 

Trier et ranger ne sont donc qu’une partie de ce que les entreprises d’archivage peuvent proposer à votre entreprise. La notion du devis sur-mesure prend alors pleinement tout son sens, car selon ce que vous avez déjà pu mettre en place, il vous tient désormais de compléter par une ou plusieurs prestations pour des archives remplissant leur rôle.

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