Société d’archivage à Maisons-Alfort (94)

A Maisons-Alfort comme partout ailleurs, les entreprises se créent, se développent, tendent à être toujours plus compétitives. La proximité de la Capitale les y exhorte. Il faut se concentrer sur son cœur de métier, proposer de nouvelles prestations, de nouveaux services. Qui pourrait blâmer les chefs d’entreprises pour cela ? C’est la raison d’être des entreprises : faire vivre leur dirigeant et les personnes qui y sont employées. Mais qui, parmi toutes ces personnes a du temps à consacrer au récolement des archives ?

Pourtant, quand les documents n’ont plus de valeur probatoire, il faut les supprimer ; car ils n’ont plus lieu d’être et ils prennent, en plus, beaucoup de place dans votre salle d’archives. Vous êtes chef d’entreprise maisonnais et vous vous demandez où vous en êtes avec vos archives ?

Pourtant, une bonne gestion de ces documents papier (stockage, conservation) serait un vrai plus pour votre activité. Nous vous donnons deux bonnes raisons à cela.

Comme nous l’avons dit, certains documents (pas tous) ont valeur de preuve, dans le cas d’une situation contentieuse. Pouvoir montrer un document qui vous met hors de cause, dans ce cas, vous ôte une épine du pied. Que dire également du contrôle fiscal. Une étude démontre que chaque entreprise y serait soumise tous les 9 ans. 50 000 entreprises subissent un contrôle, chaque année, en France. Quand vous recevez la notification et la date, vous n’avez qu’une quinzaine de jours en moyenne pour réunir l’ensemble des documents demandés. Un laps de temps raisonnable si vous avez organisé consciencieusement vos archives. Dans le cas contraire…

Être proche de Paris revêt bien des avantages et ce ne sont pas les entreprises maisonnaises qui diront le contraire. Commune du département du Val-de-Marne, dans la Région Ile de France, la ville de Maisons-Alfort est surtout connue pour sa célèbre école vétérinaire. Elle a pourtant d’autres choses à apporter à ses habitants. Elle n’est pas à confondre avec sa consœur Alfortville, même si leurs noms sont très similaires et prêtent à confusion. Entre différents parcs et jardins, la présence de la Ferme pédagogique de Maisons-Alfort et le musée Fragonard, la ville séduit encore par son aspect fleuri. La municipalité y veille.

Mais que serait un beau cadre de vie si les habitants n’y trouvaient pas d’emploi ou ne pouvaient y créer leur entreprise ? A cela également une solution. La commune a un solide réseau de structures d’aide à la création d’entreprises. Tous les ans, voyant son économie devenir plus forte, elle inscrit dans le guide pratique de la ville, les coordonnées des nouvelles enseignes. Une publicité bienvenue pour les structures qui voit alors de nouveaux prospects. De quoi avoir encore moins de temps à consacrer à la gestion des archives. Heureusement, les sociétés de stockage d’archives sont là pour pallier à cela.

Une fois toutes vos archives triées, il faut procéder à leur stockage, à leur conservation et leur classement. C’est là que réside toute la difficulté, car quand l’entreprise d’archivage a fini son ouvrage, vous devez pouvoir profiter de ce classement pour gagner du temps dans vos recherches, tous les jours. Il s’agit donc, lors de la rencontre, d’expliquer comment vous voyez les choses. La société d’archivage conviendra avec vous d’une manière de procéder et s’y tiendra. Vos documents pourront donc, même s’ils sont vieux d’une décennie être trouvés en un rien de temps. Pour faire cela, la société de stockage et transfert d’archive doit avoir une idée de la somme de travail qui l’attend : votre date de création et le nombre de vos salariés comptent en cela : plus une entreprise se développe, plus, à priori, elle génère des documents (contrats de travail, fiches de paies, devis, copies de factures…).

En voyant votre endroit de stockage, le tiers archiveur peut remarquer des problèmes. Reléguées quelquefois dans des sous-sols, faute de place, les papiers sont la proie des rongeurs et des infiltrations d’eau. Qu’à cela ne tienne, il existe une solution toute trouvée : faire un transfert d’archives.

Toutes vos feuilles papier sont transférées dans des locaux appartenant à l’entreprise d’archivage. Ces locaux, comme vous vous en doutez, bénéficient de conditions idéales et sont, de plus, surveillés.

Le transfert d’archives n’est pas à confondre avec le déménagement d’archives. Il s’agit, dans ce cas précis, quand vous vous implantez à Maisons-Alfort ou dans une autre ville de France, de faire suivre vos archives, là encore en apportant à votre fonds documentaire toute l’attention qu’il mérite. Il est important de veiller à ce que tout arrive à bon port et puisse retrouver sa place. Si tous ces services peuvent considérablement vous aider au quotidien, l’aide que peut apporter une entreprise de stockage d’archives n’est pas encore arrivée à son terme.

Ils peuvent également proposer un accompagnement pour mettre en place la fameuse transition numérique. Tout entrepreneur sait qu’il est obligé désormais de dématérialiser ses factures clients. Il est fort probable que tous les documents, dans un proche avenir subissent le même sort. Il faudra donc pouvoir trouver dans un endroit de stockage à déterminer (disque externe, cloud…), tous vos documents, pour les mêmes raisons que les documents papier. Il est facile de comprendre qu’il ne faut pas tarder à numériser tous vos documents papiers, une fois ces derniers récolés. Un travail que vous pouvez tout à fait externaliser à la société d’archivage après avoir convenu avec elle des modalités de mise en œuvre. Quand nous parlions d’un devis sur mesure, tout s’explique alors : classement, récolement, transition numérique, transfert ou déménagement d’archives : quels sont vos besoins précis en matière d’archivage ?