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Avant même de créer une entreprise, ne serait-ce que son idée, génère du papier. Il est en effet recommandé si l’on se fait accompagner par une structure comme la Chambre de Métiers à Reims, par exemple ou la CCI, de formaliser le projet par écrit. Les futurs entrepreneurs ont souvent besoin d’un prêt bancaire pour démarrer leur activité. Là encore, l’établissement d’un prévisionnel est indispensable pour convaincre. Renseignements sur les concurrents directs et indirects, questionnaires à poser aux passants pour savoir si le projet attire : l’étude de marché suppose également la production de documents papier.
Que dire quand l’entreprise est enfin immatriculée ? Statuts juridiques, bilans financiers, fiches de paie et contrats de travail si la structure s’est assez développée pour embaucher et ce sont bientôt des dizaines, puis des centaines de documents qui sont reçus ou émis par mois. Plus une entreprise est amenée à se développer et donc à embaucher, plus les documents se multiplient. Peu d’études ont été réalisées à ce sujet, car le nombre de papiers varie en fonction de chaque structure, mais il n’est pas incohérent de penser qu’une entité professionnelle, ayant créé depuis de longues années et ayant embauché du personnel, possède au sein de ses archives de dizaines de milliers de feuilles.
Généralement appelés à servir pour le fonctionnement de l’entreprise, ils sont conservés dans une pièce de stockage que l’on dédie à cet effet et qui s’appelle communément la salle des archives. Si l’on considérait avec un peu de recul l’ensemble de ces documents, depuis la création jusqu’à son terme, on pourrait facilement voir l’évolution du mode de travail, les différentes stratégies adoptées, les moments un peu plus difficiles et les réussites. Les archives sont donc souvent considérées comme la mémoire de l’entreprise ; permettant de raconter son histoire par le biais de simples feuillets.
Si vous êtes entrepreneur rémois et que vous vous trouvez dans cette situation, ne vous alarmez pas. Vous n’êtes pas seul. Beaucoup d’autres chefs d’entreprises n’ont pas eu le temps de s’atteler au classement et au tri de leurs archives papier. Pourtant, vous l’avez compris, même si vous ne pouvez pas consacrer de temps ou de personnel à votre archivage, il est important que celui-ci soit fait. Qu’à cela ne tienne, vous pouvez faire appel à une société de stockage et de transfert des archives pour lui externaliser en partie ou totalement ce travail.
Les entreprises d’archivage, à l’instar des entreprises ont su évoluer. Elles ne se contentent pas de classer des documents et proposent des services variés qui, tous, peuvent répondre à des besoins professionnels. Les archives répondent à plusieurs enjeux majeurs, comme l’aide à la gestion quotidienne de l’activité ou encore répondre à des injonctions juridiques et fiscales.
Il est d’usage que les documents soient méthodiquement classés dans les entreprises ; selon un ordre bien précis qui aura été défini en amont par le chef d’entreprise lui-même. Non seulement toute personne qui pourrait en avoir besoin au sein de l’entreprise doit pouvoir y accéder facilement, mais il est également impératif que chaque document puisse être présenté si une demande extérieure l’exigeait. C’est pourtant rarement le cas, faute de temps. A l’injonction de conserver les documents papier s’ajoute celle de numériser certains documents, pour faciliter leur envoi, limiter les coûts et gagner en efficacité. La mise en place de la loi sur la transition numérique, a d’abord concerné uniquement les grandes structures. Désormais, toutes les entreprises françaises y sont soumises. Il est obligatoire de dématérialiser l’envoi des factures aux clients.
Tout entrepreneur sait qu’à partir du moment où il propose une prestation ou un produit, il peut s’exposer au mécontentement de la clientèle. S’il mesure régulièrement la satisfaction de cette dernière ; ce qui le pousse à toujours vouloir faire mieux ; il ne peut pas lutter contre le fait qu’il peut déplaire. Ce qui touche les clients peut s’observer avec des partenaires ou même des associés. Personne ne peut dire qu’il est à l’abri d’une situation litigieuse. De même que toute entreprise, un jour ou l’autre, peut recevoir un courrier lui annonçant la venue d’un contrôleur fiscal. Il faut alors présenter bon nombre de documents papier, qui reposent tous, en l’état, dans la salle de stockage des archives.
Située près de Bezannes et de Tinqueux, Reims bénéficie d’une plus grande renommée et ce, notamment grâce à la présence de la cathédrale Notre Dame de Reims.
Pour la visiter, direction la région Champagne-Ardenne et plus particulièrement le département de la Marne. La région est également connue des amateurs de champagne qui est une des plus grandes productrices en France.
Si vous envisagez un déménagement pour vous implanter à Reims, sachez que les sociétés d’archivage peuvent faire acheminer tous vos documents papiers. Vous ferez bientôt partie des presque 24 000 entreprises qui contribuent au dynamisme économique de la ville et de la région toute entière.
L’arrivée de la numérisation obligatoire peut soulever des questionnements : va-t-on se cantonner aux factures ? Cela semblerait illogique et il est plus que probable qu’il faudra dans un avenir plus ou moins proche numériser tous les documents inhérents au fonctionnement de l’entreprise. Devant ce constat, de nombreux entrepreneurs s’inquiètent. S’ils sont dans l’incapacité de trouver des documents papier, parmi les milliers qui reposent dans la salle de stockage des archives, comment vont-ils arriver à élaborer une politique d’archivage cohérente avec leurs documents dématérialisés ?
Tous les documents de la salle d’archives sont-ils encore en cours de validité ? Les entrepreneurs savent qu’au bout d’un certain moment, la valeur probatoire des documents n’a plus lieu d’être. Mais en fonction de la nature de ces derniers, la durée de conservation peut varier de plusieurs années. Toutes ces questions ne peuvent pas trouver leur réponse à l’interne. Il faudrait avoir la possibilité d’échoir un salarié pour effectuer ce tri, jeter ou classer les documents. Une seule erreur pourrait avoir des conséquences importantes.
C’est pour cette raison que l’externalisation de l’archivage est devenue un acte courant, dans le monde entrepreneur
Conscientes que la non-présentation des documents peut valoir à l’entreprise une simple amende si le contrôleur fiscal est clément, elles souhaitent mettre leurs compétences et leur savoir-faire à la disposition des entreprises, en leur proposant différentes prestations. Le récolement des archives (tri de ces dernières) n’est pas une chose aisée. Peu de personnes, en effet, sans formation préalable peuvent faire la différence entre plusieurs documents fiscaux et commerciaux ; les uns devant être conservés uniquement pendant deux ans, alors que d’autres peuvent être demandés pendant 10 ans.
Vérifier le bon état de conservation est une priorité pour le tiers archiveur afin qu’il sache s’il doit proposer ou non le transfert d’archives. Cette prestation est réellement intéressante pour l’entrepreneur à plus d’un titre. Non seulement l’entreprise peut toujours accéder à ses documents papier, même s’ils sont stockés ailleurs, mais cette prestation lui permet d’obtenir un gain de place. C’est pourquoi, même avec une salle de stockage des archives saine, cette prestation est souvent demandée. Dépoussiérage et tri permettent de supprimer de façon sécuritaire les documents périmés et de conserver ceux qui vont encore servir, avant leur classement. Enfin, comme nous le disions, la numérisation peut faire partie de vos attentes. C’est pourquoi les entreprises d’archivage proposent des devis totalement personnalisables.
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