Vous souhaitez être rappelé ?
Que faites-vous de vos documents papiers, en tant qu’entrepreneur Saint-Maurien ? Savez-vous que vous êtes tenu de les conserver durablement, pour une grande majorité d’entre eux ? Nous ne parlons pas ici des documents marketing qui ont été élaborés pour promouvoir un nouveau service. Bien entendu, ils contribuent à marquer l’identité de votre enseigne. Mais ils n’ont pas de valeur probatoire comme peuvent en avoir des factures ou encore des documents fiscaux. Mais combien de temps faut-il procéder à la conservation de ces papiers ?
La durée de valeur probatoire peut changer de façon considérable en fonction de la nature des documents. Entre 2 et 10 ans, la différence est notable. Il faut pourtant être en capacité de présenter à la demande chacun des documents entrants ou sortants.
C’est là que les archives interviennent : il est impératif d’en faire le stockage, mais pas n’importe comment. Quand la durée probatoire est terminée, il est essentiel ; afin de ne pas se laisser déborder par la paperasse ; de faire périodiquement un récolement ; autrement dit un tri de toutes ces archives.
Ce travail peut prendre pas mal de temps, car il faut vérifier feuille par feuille, en vertu de chaque document. Ensuite, si ce n’est pas déjà fait, il faut classer et ranger les documents de telle sorte qu’ils puissent être trouvés rapidement. Vous ne pensez pas être au point, au niveau de vos archives ? Pas de panique : beaucoup d’entrepreneurs sont comme vous. Si la polyvalence fait partie des atouts demandés aux chefs d’entreprise, ils n’ont quelquefois pas de temps à consacrer à ce travail. Pour cela, une solution : externaliser l’archivage.
Quand on est chef d’entreprise et que l’on souhaite tenir à jour ses archives, il est toujours possible de faire appel à un tiers archiveur. Des entreprises se spécialisent dans ce métier, pour venir en aide aux entreprises, mais aussi aux collectivités. Le musée de Saint-Maur-des-Fossés peut, lui aussi, avoir besoin de ces sociétés de stockage et transfert d’archives. On pourrait penser, vu leur nom, que les sociétés d’archivage s’occupent uniquement de trier et classer les archives. En fait, leurs tâches sont plus variées que cela. Elles apportent une vraie plus-value aux entreprises par leurs prestations.
C’est pourquoi avant de faire appel à elles, vous devez vous interroger sur ce dont vous avez besoin. Faut-il seulement faire un dépoussiérage et donc un tri de tous vos documents, ou avez-vous besoin de plus, pour que votre organisation au quotidien soit facilitée ? C’est parce que les tiers archiveurs savent ce qu’elles ont à proposer qu’elles élaborent des devis sur mesure. Les besoins varient d’une structure à une autre, selon son type de fonctionnement, son domaine d’activités, le soin apporté préalablement aux archives et d’ailleurs, la place qui leur est réservée. Nous faisons le point sur tous ces éléments ci-après.
La transition numérique souhaitée par le gouvernement a été considérée de deux manières par les entrepreneurs français. Certains ont réalisé tout le potentiel de cette loi, qui vise dans un premier temps à dématérialiser les factures clients uniquement. Le gain est double pour les entreprises : gain de temps, mais aussi gain d’argent vis-à-vis de l’envoi postal. La réduction des coûts avoisinerait les 50%. Pour d’autres, cela a été vu comme une réelle contrainte. Il est vrai qu’il faut s’attendre, après les factures clients, que tous les documents entrants et sortants, et donc par définition, tous les documents relatifs à l’existence de l’entreprise ; fassent partie intégrante de ce changement. C’est là que nous retrouvons les archives.
Saint-Maur des Fossés se localise à proximité de Bonneuil-sur-Marne et Chennevières sur Marne. Cette commune pourtant possède sa personnalité propre. Il faut de la volonté pour que l’on ne fasse immédiatement le lien avec la Capitale. En effet, située en Région Ile-de-France, la commune pourrait se contenter de cette proximité. Mais le département Val de Marne multiplie les actions pour que chaque commune ait ses particularités et jouisse d’un bon dynamisme économique.
Ce ne sont pas les Saint-Mauriens qui s’en plaindraient. Entre l’Abbaye de Saint-Maur, le Musée-Villa Médicis et les nombreux sentiers en bord de Marne, les habitants peuvent profiter d’un cadre agréable. Au niveau économique, Saint-Maur-des-Fossés peut se targuer d’être la ville du Val de Marne qui comprend le plus d’entreprises. Avec plus de 6 100 structures. Tout est fait pour favoriser l’implantation, la création d’une entreprise, puis ensuite le développement commercial.
Les entreprises Saint-Mauriennes oeuvrent donc dans un climat favorable. Cela ne les empêche pourtant pas, peut-être, de négliger leurs archives. Pour elles, une solution toute trouvée : contacter rapidement une société de stockage d’archives.
La transition numérique souhaitée par le gouvernement a été considérée de deux manières par les entrepreneurs français. Certains ont réalisé tout le potentiel de cette loi, qui vise dans un premier temps à dématérialiser les factures clients uniquement. Le gain est double pour les entreprises : gain de temps, mais aussi gain d’argent vis-à-vis de l’envoi postal. La réduction des coûts avoisinerait les 50%. Pour d’autres, cela a été vu comme une réelle contrainte. Il est vrai qu’il faut s’attendre, après les factures clients, que tous les documents entrants et sortants, et donc par définition, tous les documents relatifs à l’existence de l’entreprise ; fassent partie intégrante de ce changement. C’est là que nous retrouvons les archives.
S’il est demandé de produire à la demande un document papier, même datant de 10 ans, pourquoi ne pas voir plus loin. Les documents numérisés ; s’ils l’ont été en respectant les normes en la matière ; ont autant de valeur juridique que les pendants papiers. Il faut donc anticiper et procéder à la numérisation et au stockage de tous vos documents. Un travail souvent titanesque. C’est dans ce cadre, encore que les sociétés d’archivage peuvent intervenir. Elles peuvent expliquer comment mettre en œuvre la transition numérique dans votre entreprise. Une formation salutaire, sans doute pour bon nombre de salariés qui voient leur façon de fonctionner quelquefois bouleversée. La numérisation des archives papier peut, bien entendu, leur être totalement externalisée. Faut-il pour autant se dire qu’il faudra dire adieu aux archives papier ? En fait non, elles auront toujours leur place.
En parlant de place : quelle est celle que vous réservez aux vôtres ? Dans des armoires métalliques, à l’abri des insectes et des rongeurs ou dans une salle, au sous-sol ?
Quand vous les inviterez à venir dans vos locaux, les tiers archiveurs voudront voir cet endroit. Dans un premier temps, cet examen porte sur la somme de travail à accomplir. Il faut calculer le nombre de mètres linéaires à trier, classer et ranger. Mais cela sera aussi l’occasion de voir dans quelles conditions sont entreposées vos archives papier actuellement. Qu’elles soient bonnes ou mauvaises, sachez que vous pouvez demander la prestation du transfert d’archives.
Si vous avez peur pour l’intégrité de vos documents papier, les confier aux entreprises d’archivage est évidemment une bonne idée. Elles possèdent des locaux adaptés où elles pourront les stocker pour vous. Mais même si votre pièce est saine, sans doute est-ce le moment pour vous de l’utiliser pour autre chose. Le transfert d’archives vous évite alors un déménagement. Si vous vous plaisez à Saint-Maur-des-Fossés, pourquoi changer d’environnement ? Pouvoir installer un nouveau bureau pour embaucher du personnel ou profiter de cette aubaine pour acheter du matériel plus performant que vous pourrez installer dans cette pièce ne peut être qu’un plus pour votre activité.
D’autant que vous savez que vous pouvez demander à obtenir une copie de n’importe quelle pièce de vos archives, à tout moment. Un gros point fort pour être toujours productif. Pourtant, il est important de savoir que le déménagement d’archives fait partie des services proposés. Vous êtes alors sûrs, d’où que vous veniez, que vos documents papier feront le transit dans de bonnes conditions de transport et avec la certitude de retrouver chaque carton d’archives.
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