Professionnels alençonnais, savez-vous combien de documents renferme votre salle des archives (ou votre pièce de stockage) ou l’armoire que vous avez consacrée au rangement de vos différents papiers ? Probablement que non. L’emploi du temps chargé qui est le vôtre vous empêche de vous intéresser à ce genre de choses. Tout ce que vous savez, c’est que cet endroit est plein à craquer. Les archives sont la mémoire de votre activité depuis ses débuts. Bulletins de paie de vos salariés, factures et autres documents comptables et fiscaux se sont amoncelés au fil des années. Devez-vous tout conserver ? Cela dépend du document et c’est là tout l’enjeu d’une bonne stratégie d’archivage.
Un contrat conclu par voie électronique doit être conservé pendant 10 ans si la prestation excède 120€. Une police d’assurance ; même quand le contrat est résilié ; doit être préservé au sein des archives pendant encore deux ans. Toutes ces dates doivent être multipliées par le nombre de documents qui se trouvent dans cette salle ou cette armoire. Il faut donc, pour supprimer les documents qui n’ont plus de valeur, procéder régulièrement à un récolement.
Si la transition numérique suppose désormais d’envoyer ses factures client par voie électronique, il est de plus en plus courant d’utiliser la dématérialisation pour de nombreux documents d’entreprise. Pourtant, la transition numérique contraint les entrepreneurs, notamment en termes de formats à adopter.
L’archivage d’entreprise n’est alors plus considéré comme des papiers dans une salle mais comme un problème qu’il s’agit de régler dans les meilleures conditions. Les chefs d’entreprises alençonnais doivent pourtant comprendre que des archives bien ordonnées peuvent représenter une vraie plus-value pour leur activité. Des documents que l’on trouve facilement deviennent un gage de productivité accrue. Les salariés ne perdent pas de temps en vain, pour pouvoir travailler dans les meilleures conditions.
Quand vous avez la capacité de produire un document rapidement sur la demande d’une personne qui vous a payée pour une prestation ou un service, vous pouvez compter également sur une satisfaction clientèle ; indicateur fort que doit prendre en considération tout entrepreneur. La confiance du client est alors renouvelée envers votre entreprise. On le comprend, les archives sont un formidable vecteur de communication à ne pas négliger. La numérisation des factures réduit de moitié le coût qui était auparavant lié à leur envoi par voie postale. Pour les entreprises, la dématérialisation représente donc également une économie substantielle sur les frais de fonctionnement.
Pourquoi ne pas demander de l’aide à un tiers archiveur. L’externalisation des tâches fait désormais partie du fonctionnement habituel des entreprises quand elles se rendent compte que l’internalisation n’est pas possible, du fait d’un manque de moyens financiers ou encore humains. Savoir demander de l’aide à des personnes extérieures compétentes dans un domaine précis permet, dans le cas présent, de se concentrer sur son travail habituel, voire de gagner en compétitivité, tout en répondant aux demandes gouvernementales. Les chefs d’entreprises ont pourtant une relation spéciale avec leurs archives. Cesdocuments renferment des informations et des données personnelles et financières. Ils savent qu’il faut pouvoir travailler en confiance à des sociétés d’archivage. Heureusement, ces dernières sont tout à fait conscientes de l’importance de la sécurité et de la confidentialité. Il est utile de rappeler qu’une entreprise d’archivage peut aussi bien assurer le stockage, le transfert de vos archives jusqu’au lieu de stockage mais aussi le déménagement (ou transfert) lorsqu’il est nécessaire de changer de local.
Leurs points forts sont nombreux et les entreprises qui vont faire appel à elles ne pourront que s’en féliciter. L’archivage n’est pas à voir uniquement comme le fait de classer des documents ; même si cela consiste souvent en un travail ardu et chronophage. En regardant les documents feuille à feuille, les archivistes et autres professionnels travaillant dans les sociétés d’archivage vont pouvoir procéder à leur récolement. Ne seront conservés que les archives papier dont la conservation a encore lieu d’être. Quant aux doublons et documents périmés, l’entreprise se charge de les détruire de façon sécurisée. La méthode de tri, décidée conjointement entre l’entreprise d’archivage et le chef d’entreprise, et l’inventaire des documents restants seront transmis à la fin du travail à l’entrepreneur d’Alençon. Il sera donc plus facile de trouver un document. Faciliter l’exploitation de vos archives pour améliorer la conduite courante de votre entreprise, voilà un des buts recherchés dans le fait de classer et indexer ses documents professionnels.
Ce sont les industries qui sont les mieux représentées dans le Pays d’Alençon (Le Chevain, Saint-Paterne, Cerisé, Vaframbert, Damigny, Condé sur Sarthe, Lonrai, Saint Germain du Corbeïs, Arçonnay…), avec notamment la construction automobile. Avec 22 établissements, 70 entreprises liées et 2 200 emplois, on imagine le nombre de documents qui sont liés à ces embauches, aux contrats de partenariats, aux factures. Autant de documents qui doivent être conservés, préservés, triés le moment voulu, alors que les principaux acteurs sont concentrés sur leur cœur de métier. Passer par une société d’archivage prend alors tout son sens.
REISSWOLF est agréé par le service interministériel des Archives de France (SIAF)
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Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques (V7) et à la norme NF Z 40-350 (version de novembre 2021).
