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Société archivage Villejuif
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Société d’archivage à Villejuif (94)

Principe de l’archivage en entreprise

Qui prépare le futur chef d’entreprise à la gestion de ses archives ? Personne. Bien entendu, quand il se fait accompagner par une structure d’accompagnement, on lui signifie qu’il a tout intérêt à être ordonné, à classer méthodiquement ses papiers. Mais confronté quelquefois à un développement soudain, à l’embauche de salariés et au fait de devoir être toujours plus compétitif, l’entrepreneur peut vite se sentir dépassé. La gestion administrative se fait de plus en plus pesante et les documents papier ne tardent pas à s’amonceler sur son bureau. Quand les factures sont payées, les salaires versés, tout cela passe dans un oubli relatif. Les documents sont là, bien sûr, mais sont-ils triés ou classés comme ils le devraient, peut-être pas. 

Personne ne peut blâmer les entrepreneurs pour cela : les journées ne font que 24 heures et la gestion du temps est, selon une étude, un de leurs plus gros problèmes. 

Quoi de plus rébarbatif, de plus, que le tri des papiers. Pourtant, ce même chef d’entreprise serait bien en peine de présenter un document donné, si demain, un client venait se plaindre d’une prestation. Ou qu’un contrôleur fiscal lui annonçant sa venue, dans quelques semaines, lui demandait de préparer bon nombre de ces archives ; sachant que certaines remontent à plusieurs années.

Ces situations peuvent être oppressantes. Pourtant, elles font partie des possibilités. Si 50 000 entreprises font l’objet d’un contrôle chaque année, sur le territoire français, demain ; cela pourrait être vous.  Vous voulez faire le point sur vos archives ? Savoir si elles sont stockées dans de bonnes conditions et trouver un moyen clair de les classer ? Pourquoi ne pas contacter une société spécialisée dans l’archivage.

Trouver une entreprise d’archivage à Villejuif

Ces attentes, les tiers archiveurs y sont habitués. Ne craignez donc pas de leur avouer que vous avez délaissé vos documents papier. Au contraire, vouloir remédier à cette situation prouve que vous ne souhaitez laisser aucun détail de côté dans la gestion de votre activité. Surtout que ; vous vous en apercevrez si vous demandez certaines prestations ; un classement efficace peut vous permettre de gagner un temps précieux, même sans obligation légale ou fiscale. Il est courant, dans la vie quotidienne d’une entreprise, de devoir chercher des références ou un prix que se trouvent dans un certain document. En cherchant, vous allez peut-être vous rendre compte que certains documents sont anciens. Faut-il pour autant s’en débarrasser ? Cela dépend de leur durée probatoire. Celle-ci diffère selon les documents. Il peut être hasardeux de faire le tri soi-même, car il est alors impossible de faire machine arrière quand un document est détruit. 

Les entreprises de stockage et de transfert d’archives connaissent les durées probatoires des documents, en fonction de chaque corps de métier. Entreprises, collectivités, archives publiques, musées, tout le monde a à priori des besoins dans ce domaine. La destruction des documents périmés ne doit pas non plus se faire à la légère, surtout avec la problématique de la gestion des données. Il faut s’assurer que le document ne puisse pas, de quelque manière que ce soit, être reconstitué pour être exploité par un tiers. De la même manière, si vous rencontrez des difficultés avec la mise en place de la transition numérique dans votre entreprise, sachez, là encore, que cela fait partie des compétences élargies des sociétés d’archivage

Cette loi gouvernementale touche désormais toutes les entreprises françaises. Même les personnes exerçant en indépendant sont logées à la même enseigne que les grands groupes. Gain de temps et gain d’argent sont les atouts de la transition numérique, mais elle n’est pas toujours facile à appliquer, faute de connaissances et/ou de moyens. Externalisation complète, formation auprès de vos salariés, recherche du meilleur support de stockage, tout cela relève des prérogatives des tiers archiveurs. 

Ce qui concerne aujourd’hui les factures clients, peut vite se généraliser à tous les documents participant au fonctionnement habituel des entreprises, même avec un effet rétroactif (archives). Comment consacrer du temps à la numérisation de tous ces documents ? Connaissant désormais la polyvalence des entreprises d’archives, vous avez désormais la réponse. 

Si vous êtes intéressé par un ou plusieurs services (stockage, conservation, transfert, déménagement, récolement…), le plus judicieux est de contacter directement une entreprise d’archivage. Elle se rendra dans vos locaux pour déterminer vos besoins. L’écoute active des prestations demandées lui permettra d’élaborer un devis sur mesure.

Bon à savoir sur Villejuif

Connaissez-vous des villejuifois ? La commune œuvre depuis des années pour une politique culturelle mettant l’accent sur l’accès pour tous. C’est dans ce cadre, qu’il y a quelques années, elle soutenait le Street Art Festival. Ville de culture, elle a aussi voulu montrer qu’elle s’intéressait à l’environnement. En prônant la nature en ville, la mise en place de jardins au sein de la ville, elle se fixe l’objectif d’être une commune zéro déchet.

Au niveau de l’économie, Villejuif tire une fierté de sa proximité avec Paris, la Ville Lumière. Le fait de faire partie de l’Ile de France, et du département Val de Marne est une chance et elle souhaite en tirer parti. Elle a instauré des outils de développement pour aider les entreprises déjà en place et celles qui souhaiteraient s’y implanter. 

On peut dire que Villejuif a pensé à tout, pour que le dynamisme soit toujours au rendez-vous. Bien entendu, elle ne voit pas le revers de la médaille : accueillir de plus en plus de clients, embaucher, c’est faire grossir le nombre de ses archives, sans avoir, pour autant le temps de s’en occuper. Cela n’est désormais plus un problème pour les structures qui sauront se faire aider par les sociétés d’archivage.

Archivage à Villejuif : obtenir un devis sur mesure

Qu’attendez-vous d’une entreprise d’archivage ? Qu’elle ne fasse que le récolement de vos archives, pour répondre à un manque de temps de votre part ? Qu’au-delà de ce tri drastique et du dépoussiérage, elle établisse une façon de classer vos documents qui vous permette de gagner du temps si vous recherchez un papier, quel qu’il soit ? Ces deux tâches, les tiers archiveur peuvent bien entendu s’en occuper, cela fait partie de leur cœur de métier, mais ils sont plus polyvalents que cela. Leur connaissance fine des besoins de la matière papier leur permet de vous dire si les conditions de conservation de vos documents sont bonnes.

Il faut en effet, pour que papier vieillisse bien et que les données inscrites dessus soient encore clairement lisibles au bout de quelques temps, qu’il soit mis à l’abri d’une lumière trop vive. Le plus grand tort venant de l’humidité (présence de moisissure) ou des nuisibles (insectes et rongeurs qui se font fort de le grignoter). Quelle solution apporter si elles décèlent des manques à ce niveau ? Un désinsectiseur et un dératiseur peuvent venir à bout de certains de ces problèmes, mais régler un problème récurrent d’humidité est une toute autre affaire. 

Pourtant, il est possible de sauvegarder durablement tous vos documents, en faisant un transfert d’archives. L’entreprise de stockage d’archive les emporte et les stocke dans des locaux adaptés pour leurs conservation. Cette action n’est pas à confondre avec le déménagement d’archives ; qu’elle propose également ; si vous voulez changer de local commercial. Villejuif offre, dans ce cadre, de très bonnes opportunités.

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