Société d’archivage à Villejuif (94)

Qui prépare le futur chef d’entreprise à la gestion de ses archives ? Personne. Bien entendu, quand il se fait accompagner par une structure d’accompagnement, on lui signifie qu’il a tout intérêt à être ordonné, à classer méthodiquement ses papiers. Mais confronté quelquefois à un développement soudain, à l’embauche de salariés et au fait de devoir être toujours plus compétitif, l’entrepreneur peut vite se sentir dépassé. La gestion administrative se fait de plus en plus pesante et les documents papier ne tardent pas à s’amonceler sur son bureau. Quand les factures sont payées, les salaires versés, tout cela passe dans un oubli relatif. Les documents sont là, bien sûr, mais sont-ils triés ou classés comme ils le devraient, peut-être pas.

Personne ne peut blâmer les entrepreneurs pour cela : les journées ne font que 24 heures et la gestion du temps est, selon une étude, un de leurs plus gros problèmes.

Quoi de plus rébarbatif, de plus, que le tri des papiers. Pourtant, ce même chef d’entreprise serait bien en peine de présenter un document donné, si demain, un client venait se plaindre d’une prestation. Ou qu’un contrôleur fiscal lui annonçant sa venue, dans quelques semaines, lui demandait de préparer bon nombre de ces archives ; sachant que certaines remontent à plusieurs années.

Ces situations peuvent être oppressantes. Pourtant, elles font partie des possibilités. Si 50 000 entreprises font l’objet d’un contrôle chaque année, sur le territoire français, demain ; cela pourrait être vous. Vous voulez faire le point sur vos archives ? Savoir si elles sont stockées dans de bonnes conditions et trouver un moyen clair de les classer ? Pourquoi ne pas contacter une société spécialisée dans l’archivage.

Connaissez-vous des villejuifois ? La commune œuvre depuis des années pour une politique culturelle mettant l’accent sur l’accès pour tous. C’est dans ce cadre, qu’il y a quelques années, elle soutenait le Street Art Festival. Ville de culture, elle a aussi voulu montrer qu’elle s’intéressait à l’environnement. En prônant la nature en ville, la mise en place de jardins au sein de la ville, elle se fixe l’objectif d’être une commune zéro déchet.

Au niveau de l’économie, Villejuif tire une fierté de sa proximité avec Paris, la Ville Lumière. Le fait de faire partie de l’Ile de France, et du département Val de Marne est une chance et elle souhaite en tirer parti. Elle a instauré des outils de développement pour aider les entreprises déjà en place et celles qui souhaiteraient s’y implanter.

On peut dire que Villejuif a pensé à tout, pour que le dynamisme soit toujours au rendez-vous. Bien entendu, elle ne voit pas le revers de la médaille : accueillir de plus en plus de clients, embaucher, c’est faire grossir le nombre de ses archives, sans avoir, pour autant le temps de s’en occuper. Cela n’est désormais plus un problème pour les structures qui sauront se faire aider par les sociétés d’archivage.

Qu’attendez-vous d’une entreprise d’archivage ? Qu’elle ne fasse que le récolement de vos archives, pour répondre à un manque de temps de votre part ? Qu’au-delà de ce tri drastique et du dépoussiérage, elle établisse une façon de classer vos documents qui vous permette de gagner du temps si vous recherchez un papier, quel qu’il soit ? Ces deux tâches, les tiers archiveur peuvent bien entendu s’en occuper, cela fait partie de leur cœur de métier, mais ils sont plus polyvalents que cela. Leur connaissance fine des besoins de la matière papier leur permet de vous dire si les conditions de conservation de vos documents sont bonnes.

Il faut en effet, pour que papier vieillisse bien et que les données inscrites dessus soient encore clairement lisibles au bout de quelques temps, qu’il soit mis à l’abri d’une lumière trop vive. Le plus grand tort venant de l’humidité (présence de moisissure) ou des nuisibles (insectes et rongeurs qui se font fort de le grignoter). Quelle solution apporter si elles décèlent des manques à ce niveau ? Un désinsectiseur et un dératiseur peuvent venir à bout de certains de ces problèmes, mais régler un problème récurrent d’humidité est une toute autre affaire.

Pourtant, il est possible de sauvegarder durablement tous vos documents, en faisant un transfert d’archives. L’entreprise de stockage d’archive les emporte et les stocke dans des locaux adaptés pour leurs conservation. Cette action n’est pas à confondre avec le déménagement d’archives ; qu’elle propose également ; si vous voulez changer de local commercial. Villejuif offre, dans ce cadre, de très bonnes opportunités.