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Société archivage Vitry-sur-Seine
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Société d’archivage à Vitry-sur-Seine (94)

Principe de l’archivage en entreprise

Les entrepreneurs vitriots veillent tous les jours à satisfaire leur clientèle. Nouveaux services, nouveaux produits, rien n’est laissé au hasard. Sauf peut-être leurs archives. Même si en général le stockage de ces documents papier est respecté, cela n’est pas toujours fait dans les règles de l’art. Comment les en blâmer ? Personne ne sait véritablement comment faire. On dit souvent aux futurs entrepreneurs qu’il faut conserver les documents relatifs à leur activité, mais sans donner plus de détails. Il appartient aux entrepreneurs de trouver la durée probatoire de chacun d’entre eux et de procéder à leur récolement régulier ; c’est-à-dire leur tri.

 Mais peu d’entrepreneurs ont du temps à réserver à cette tâche et c’est bien normal. Les archives, au bout d’un certain temps, ne sont que des papiers qui restent dans une pièce. 

Pourtant, si l’on dit qu’ils ont une valeur probatoire et doivent faire l’objet d’une conservation, ce n’est pas par hasard. Plusieurs cas de figure peuvent amener un dirigeant à devoir trouver des documents particuliers. Une situation contentieuse avec un client ou un partenaire par exemple. Auquel cas, un juge peut décider d’examiner la situation, en demandant à chacune des parties de présenter des documents ayant valeur de preuve.

Cela peut être également le cas quand l’entreprise est choisie par le service des impôts pour subir un contrôle fiscal. Dans l’un ou l’autre cas, il faut être en mesure de sortir des archives des papiers qui remontent quelquefois à plusieurs années. La situation peut devenir rapidement compliquée quand aucun ordre précis n’a été donné aux différents documents. 

Le travail au quotidien, également, peut être rendu difficile par le fait de ne pas retrouver tel ou tel document. Que les entreprises vitriotes se rassurent : il existe pour cela une solution : passer par une entreprise d’archivage.

Trouver une entreprise d’archivage à Vitry-sur-Seine

Se trouver près de la Capitale, dans la Région Ile de France est une grande chance pour un entrepreneur. La proximité de Paris ouvre le champ des possibles quant aux partenariats, mais aussi pour trouver une clientèle nombreuse. Les entrepreneurs Vitriots ; tout comme ceux de Boissy-Saint-Léger ou encore de Thiais ne peuvent que reconnaitre l’opportunité que cela représente. Mais comme nous venons de le dire, le succès d’une entreprise passe souvent par un emploi du temps chargé. Comment faire pour trouver quelques heures à consacrer régulièrement au classement et au tri de ses archives ? 

C’est pour cela que de plus en plus d’entreprises, conscientes de ce problème, contactent des tiers archiveurs spécialisé dans le stockage, la conservation et le transfert d’archives. Ils peuvent donc leur demander une externalisation complète du classement et du dépoussiérage des archives. Pourtant, avant de les appeler ou de leur envoyer un mail, mieux vaut prendre un temps pour déterminer les besoins réels de l’entreprise. Ils dépassent peut-être le simple cadre du rangement. Car les sociétés d’archivage sont des structures protéiformes pouvant proposer des prestations variées, toutes plus intéressantes les unes que les autres pour le bon fonctionnement des entreprises ; que celles-ci oeuvrent à Vitry-sur-Seine ou partout ailleurs en France. 

C’est pour cela que faire un point sur ses attentes est certainement la meilleure solution pour que le tiers archiveur puisse établir un devis sur mesure. Mais comment savoir quelles prestations sont faites pour vous si vous ne savez pas ce que vous pouvez demander ? Nous faisons le point ci-après sur les différents services possibles.

Bon à savoir sur Vitry-sur-Seine

Pourquoi vouloir venir vivre à Vitry-sur-Seine ? Il est facile de trouver un premier argument positif en le fait que cette ville se situe tout près de Paris. Il est alors facile de s’y déplacer pour profiter de ses musées, de ses espaces verts et de ses différents monuments. Mais Vitry-sur-Seine présente des caractéristiques qui peuvent aussi séduire le particulier ou l’entrepreneur. Pour les uns, la présence du Musée Mac Val, de l’Exploradôme ou des fresques géantes sont des curiosités. L’Eglise Saint Germain ou encore le Théâtre Jean Vilar sont autant de buts de sortie.

Le Département Val-de-Marne veut tirer parti du fait que Paris soit proche, pour ses entreprises. Il n’hésite pas à engager des actions fortes pour l’implantation, la création ou la reprise de structures. Vitry-Sur-Seine, dans ce cadre, n’y fait pas exception. Le fait qu’elle soit une des 10 plus grandes villes d’Ile-de-France n’y est pas étranger. Avec plus de 5 000 entreprises, dont beaucoup de services aux particuliers, la commune ne peut que se diversifier encore. Le seul but, alors de ces nouvelles entreprises, dès la création, sera de croître et de se développer. Tout à cette occupation, elles délaisseront peut-être leurs archives. Si c’est le cas, ou si elles veulent être opérationnelles pour la transition numérique, elles peuvent contacter sans attendre une société d’archivage.

Archivage à Vitry-sur-Seine : obtenir un devis sur mesure

Les entreprises de stockage d’archives sont bien entendu connues pour faire du classement. Mais comment procèdent-elles ?  Il faut d’abord qu’elles aient une idée du nombre de mètres linéaires qui sont à traiter. Ce chiffre peut bien sûr beaucoup changer d’une structure à une autre. Cela est l’occasion de voir les conditions de stockage. Certaines pièces sont parfaites pour entreposer du papier. Elles jouissent d’une bonne ventilation, ne sont pas humides et on ne peut pas déplorer la présence de nuisibles. Mais toutes ne sont pas logées à la même enseigne. Des documents rongés par les rats ou encore ayant subi l’assaut de cafards ne peuvent plus être présentés et leur durabilité est, de fait, réduite. 

Il est possible de procéder à une opération qui s’appelle le transfert d’archives. Les entreprises d’archivage emportent les archives papier et les stockent dans des entrepôts de qualité où elles seront en outre surveillées. L’entrepreneur est ainsi rasséréné sur la préservation des documents de son entreprise et il peut utiliser la pièce dédiée pour autre chose. Un vrai plus, quand on souhaite se développer, par exemple. Si cela ne suffit pas pour répondre aux impériosités de place que suppose un développement rapide, l’entrepreneur vitriot peut alors demander un déménagement d’archives. Cela suppose que toutes ses archives papier font l’objet d’un acheminement spécial de son ancien local jusqu’au nouveau ; qu’il se situe à Vitry-sur-Seine ou pas.

Après le tri des archives, vient le moment du classement. La méthode choisie doit correspondre à la façon de travailler du chef d’entreprise, mais aussi de l’ensemble des salariés. C’est pour cela qu’il est essentiel d’établir rapidement une relation de confiance avec le tiers archiveur. Celui-ci pourra ainsi répondre rapidement aux besoins de la structure ; une fois qu’elle sera familiarisée avec son fonctionnement usuel. La gestion et le stockage des archives sera ensuite plus facilement adoptée pour devenir une action récurrente et participer à la bonne marche de l’activité. 

Si tous ces services sont déjà très appréciables et encore trop largement méconnus, dans le cadre professionnel, il faut à cela rajouter le service lié à la dématérialisation des documents. Cela a pour but de répondre à la transition numérique, souhaitée par le Gouvernement. Les atouts de cette loi sont pluriels, mais là encore, il faut que les entreprises puissent trouver le temps de tout organiser et mettre en place. Les sociétés d’archivage peuvent aider les équipes en ce sens, que ce soit par le biais de formation ou encore d’externalisation totale du processus de numérisation et de stockage.

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