Cas client – Numérisation urgente pour la Maison Champagne G.H. Martel

"La Maison Champagne G.H. Martel lance un défi à Caille Archives"

La Maison G.H. Martel & C° a été créée en 1869 par la famille Tabourin, propriétaire récoltant d’Avenay Val d’Or, petite bourgade située à quelques kilomètres d’Epernay. Le domaine Champagne G.H. Martel se situe dans le vignoble de la Champagne, à Reims (51) dans la Marne. La Maison produit et commercialise du Champagne.

Fin Janvier 2019, la Maison de Champagne G.H. Martel fait appel à Caille Archives afin de réaliser une opération de numérisation des plus urgentes. En effet, des milliers de documents doivent être numérisés sous deux semaines.

Ce délai devait intégrer : le transfert des documents papiers jusqu’à notre site, la préparation et la numérisation des documents de différents formats, le post-traitement et le retour des documents physiques.

CAILLE Archives a proposé une solution complète, respectant le délai, et terminant le 07 février 2019  au plus tard.

Le client souhaitait numériser deux types de documents : des factures et des grands livres datant de 1987 à 2005. Cette opération a été réalisée dans les locaux de Cailles Archives grâce à un scanner de pointe avec logiciel permettant le post-traitement des documents, travail de correction, OCR - reconnaissance de texte etc.

Concernant les moyens humains, deux de nos agents étaient mis à disposition afin de préparer, numériser, traiter et vérifier les documents.

Pour en savoir plus sur la Maison de Champagne G.H. Martel et leur production de champagne, découvrez leur site internet : Champagne G.H. Martel & Co

ÉTAPES DE L'OPÉRATION

  • Etape 1 - TRANSFERT DES DOCUMENTS : Après le devis signé, les archives papiers du client ont été transférées sur notre site d’archivage.
  • Etape 2 - PRÉPARATION DES DOCUMENTS : Une préparation des documents était nécessaire avant leur numérisation. 9 caisses d’archives papiers sont passées par l’étape de préparation. Nos agents mis à disposition devaient dégrafer et trier les documents à numériser ou non.
  • Etape 3 - NUMÉRISATION DES DOCUMENTS : Les documents numérisés étaient ensuite triés et rangés par dossier selon l’organisation souhaitée par Champagne Martel.
  • Etape 4 - TRAITEMENT ET VÉRIFICATION DES DOCUMENTS NUMÉRISÉS : Après la numérisation, les vues numérisées sont passés par l’étape de traitement et de vérification. Ayant identifié les informations cruciales pour le client, nos agents ont mis en « surbrillance » certains mots-clés afin de faciliter les recherches et l’utilisation des données par Champagne Martel.
  • Etape 5 - RETOUR DES DOCUMENTS PAPIERS ET DES FICHIERS NUMÉRISÉS CHEZ LE CLIENT : Après numérisation, les documents papiers ont été remis dans leur dossier d’origine selon l’organisation initiale. En plus des documents papiers, les documents numérisés ont été remis au client en toute sécurité.

RÉSULTAT DE LA PRESTATION

Il aura fallu à nos agents 8 jours, à compter de la réception des archives papiers, pour réaliser cette prestation. Ces 8 jours comprennent : 6 jours de préparation, numérisation et vérification ainsi que 2 jours pour le transfert des archives en début et en fin de prestation. La numérisation s’est terminée le 06 février soit 1 jour avant le délai qui avait été fixé au 07 février 2019. Plusieurs milliers de vues ont ainsi été traitées dans un laps de temps très restreint. Ce défi a été relevé pour Caille Archives.

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