Cas client – E. LECLERC Laon-Chambry externalise ses archives

"Ce service de gestion d’archivage apporte de la sécurité, de la tranquillité et est d’une très grande souplesse."

Le centre E. Leclerc de Laon Chambry, en plein développement, travaille sur un projet d’agrandissement de son site actuel et de son offre. Ce projet gigantesque requiert en amont la mise en place d’un système d’archivage fiable, sécurisé et simple, permettant un gain de place dans les locaux actuels, et une économie de temps pour les collaborateurs du magasin. Ce sujet est stratégique pour la pérennité des données du magasins, et doit répondre aux enjeux suivants :

  • Dans le cadre de la RGPD, garantir la confidentialité et la traçabilité des archives, que ce soit pour les clients, fournisseurs et partenaires, les dossiers stratégiques et les dossiers de personnel du magasin ;
  • Faciliter l'accès aux archives par les collaborateurs E.Leclerc, afin d'économiser un temps de travail précieux en recherche d'information ;
  • Gagner de l'espace et éviter des investissements ;
  • Éliminer le risque dû à la conservation des archives sur site : risque incendie, problématiques d'assurances etc.

E. Leclerc Chambry, c’est un hypermarché et 17 magasins spécialisés, plus de 200 salariés, et plusieurs milliers de visiteurs chaque mois.

Après avoir analysé les différentes solutions présentes sur le marché, M. Rodot, Président de la société de la filiale, a fait appel à CAILLE REISSWOLF Archives.

 

RECOLEMENT et TRAÇABILITÉ

"Optimisez votre mémoire", telle est la devise de la SAS CAILLE Archives, attachée à la conservation et à l'accessibilité des archives professionnelles. Pour le magasin E.Leclerc, cette optimisation fût réalisable grâce au récolement complet des archives (listing des dossiers) par nos agents, directement dans ses locaux. Ce récolement à permis à notre archiviste :

  1. D'identifier dès le démarrage les archives pouvant être éliminées, afin de limiter au maximum le volume de documents à déplacer / reconditionner et à conserver. Cette identification se base sur la réglementation concernant les délais de conservation, mais également sur les besoins du client. Ces archives sont, dès validation par le client, détruites de façon confidentielle par REISSWOLF.
  2. De retravailler l'organisation globale de l'archivage qui semblait complexe et inefficace, et redéfinissant
    • les typologies et inventaires (Comptabilité, RH etc) ;
    • les habilitations (droit d'accès à chaque type d'archives) ;
    • et en validant les informations devant être inscrites sur chaque nouvelle boite ;
  3. D'enregistrer informatiquement, sur le logiciel RWAS (développé par REISSWOLF), chaque boite d'archives, grâce à un système de codes barre. Ceux-ci permettront la traçabilité permanente et automatique des archives à l'avenir.

TRANSFERT

Une grande partie du travail est alors réalisée. Reste la problématique de sécurité des archives et de gain de place. Pour CAILLE Archives, appuyée par le groupe CAILLE et par ses agences déménagement, toutes les opérations de transfert / manutention d'archives sont réalisées en interne, par nos agents spécialisés. Nos 10 agences CAILLE réparties sur le Nord de la France permettent l'intervention rapide et flexible de nos équipes pour :

  • La mise à disposition de conteneurs d'archives adaptées et le reconditionnement des archives ;
  • La manutention et le transport des archives, avec traçabilité complète des documents lors de chaque voyage, accessible par le client;
  • Le déchargement des archives sur notre plus proche site d'archivage et le rangement des conteneurs dans nos rayonnages.

CONSERVATION

Les locaux CAILLE Archives sont aménagés de façon à permettre le total sécurité et la confidentialité des informations de nos clients. Un système de gestion climatique permet la conservation des documents à très long terme si besoin. Par ailleurs, des dispositifs sophistiqués de suivi et de lutte contre toute situation pouvant nuire aux archives sont sans cesse remis et question et inspectés par notre service QSSE.

Ce travail a permis à notre société d’obentir les normes ISO 9001, 14001 et 18001, ainsi que la plus importante norme du marché public : l’agrément pour la conservation d’archives publiques, desservie par le SIAF en 2018.

Nous garantissons ainsi au magasin E.Leclerc la pérennité de ses documents, et leur accessibilité grâce au logiciel RWAS, conçu par REISSWOLF pour la gestion d’archives physiques.

L'ARCHIVAGE AU FIL DE L'EAU

Trier à l'instant t un fonds d'archives, c'est bien. Permettre au client de gérer ses archives sur le long terme dans une logique d'amélioration continue, c'est mieux.

Tel est l'objectif atteint pour le magasin E.Leclerc à Laon-Chambry. En effet, dès réception de l'ensemble des archives sur le site de conservation CAILLE Archives, notre archiviste a formé les utilisateurs RWAS du magasin. Ceux ci savent désormais, en ligne, de façon sécurisée, et en quelques clics, retrouver n'importe quelle boite d'archives, la consulter ou l'éliminer, et enregistrer les nouvelles archives.

Chaque année, CAILLE Archives se charge de l'enlèvement des nouvelles archives, en les intégrant dans le fonds d'archives E.Leclerc.

En améliorant ainsi les conditions de travail de ses salariés, et en leur permettant d'économiser un temps de travail précieux, la Direction du magasin à ainsi permis à son équipe d’intégrer naturellement, dans leurs fonctions administrative, des réflexes et méthodes d'archivage, inexistantes auparavant.

QUELQUES CHIFFRES

Afin de mieux visualiser l’ampleur du projet et la réussite du projet, voici quelques chiffres clés liés à l'opération réalisée :

  • 4000 unités d'archives classées ;
  • 100 mètres cubes d'archives sont externalisées, soit 500 ml, soit plus de 1000 conteneurs d'archivages ; 40 Mètres cubes (soit 200 mètres linéaires) doivent encore fait l'objet d'une externalisation.
  • 240 m2 de surface économisés sur le site client (en équivalence un loyer de 720,00 Euros / mois)
  • Diminution des charges d'assurance liées au risque incendie
  • Plusieurs centaines d'heures de travail économisées par an pour les collaborateurs E.Leclerc

L'intervention de CAILLE Archives fût, grâce à une excellente collaboration avec Mr Rodot et les agents du magasin, brève et efficace :

"Prestation de très haute qualité tant dans le concept que dans l’approche du besoin, son étude, la préparation, la formation et les transferts des documents. Équipe d’un grand professionnalisme, soucieuse de la qualité apportée à son client. Ce service de gestion d’archivages apporte de la sécurité, de la tranquillité et est d’une très grande souplesse."
Christian RODOT, Président de LAONDIS
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