Qu’est ce que l’Enterprise content management ?

Toutes les entreprises sont aujourd’hui concernées par la transformation numérique. L’ECM, Enterprise content management, est au cœur de cette révolution. Elle permet de gérer l’ensemble des contenus et documents de l’entreprise. Elle accélère les processus de l’entreprise en automatisant des tâches répétitives et chronophages.

ECM : c’est quoi ?

L’ECM commence dès la création et la capture jusqu’à la recherche et l’archivage des données. Documents Word, Excel, PowerPoint, courriels et communications avec les clients et fournisseurs : l’ECM structure ces informations afin d’optimiser la gestion des processus métiers de l’entreprise.

au fil des ans. Les solutions ECM regroupent les fonctionnalités principales suivantes :

  • créer de manière automatisée des documents,
  • la GED : gestion électronique des documents,
  • gérer les documents entrants dans l’entreprise, de courriels,
  • gérer le contenu Web,
  • gérer les contenus multimédias,
  • permettre la collaboration,
  • créer de manière automatisée des documents,
  • stocker et sauvegarder temporairement des informations fréquemment modifiées,
  • préserver et sauvegarder des informations qui changent rarement à moyen et long terme,
  • fournir aux clients et utilisateurs finaux les informations demandées,
  • archiver.
enterprise content management

Les avantages des solutions ECM

Mettre en place une organisation qui s'appuie sur une solution d'ECM s'avèrent être un choix très profitable pour les entreprises

Les données sont structurées de façon uniforme, ce qui a pour incidence de limiter les efforts et coûts de maintenance. En effet, les entreprises gèrent toujours plus de documents aux formats différents : courriels, fichiers Word, Excel, Powerpoint…

L'impression, la conversion, l’archivage et la publication de documents sont optimisés.

Les systèmes d'ECM fournissent une plate-forme centralisée où le contenu peut être conserver et diffusé de façon à répondre aux exigences de conformité réglementaire. Ils optimiseny la sécurité et maintiennent l’intégrité des données.

Le fonctionnement de l’entreprise est fluidifié et la productivité renforcée, tout comme son efficacité et le niveau de ses services.

Les inconvénients de l’ECM

Avoir recours à L’Enterprise content management (ECM) impose de se pencher sérieusement sur les solutions proposées sur le marché. En effet, loin d’être stabilisé ce marché comprend une grande variété d’acteurs.

Aussi, d’après une étude menée en France sous forme de questionnaire on line par le CXP en 2017 auprès de 155 entreprises de tous les secteurs économiques et de toutes les tailles impliquées dans un projet de plateforme ECM, un tiers de ces entreprises privilégient l’usage du Cloud/SaaS* pour déployer leur solutions ECM.

Or, si ces projets sont généralement réussi et les objectifs atteints, ces dernières ont recours à quatre fournisseurs différentes ou plus pour couvrir l’ensemble des fonctions souhaitées pour leurs solutions ECM.

Elles sont aussi confrontées à la complexité d’intégration de ces solutions, au manque de compétences en interne et à une collaboration insuffisante entre les métiers et la Direction des systèmes d’information (DSI). Les entreprises éprouvent des difficultés à décrypter le marché des offres et les acteurs concernées afin d’identifier les meilleures solutions possibles.

Identifier un acteur compétent aux solutions adaptées et personnalisées est donc essentiel. Les plateformes ECM deviennent de jour en jour plus performantes : elle évoluent, se perfectionnent, proposent de plus en plus de fonctionnalités et deviendront bientôt indispensables pour les entreprises.

*SaaS : modèle de distribution de logiciel au sein duquel un fournisseur tiers héberge les applications et les rend disponibles pour ses clients par l’intermédiaire d’internet.

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