Externalisation des archives ou self stockage : quelle solution ?

Vous envisagez de louer un box pour stocker vos archives ? Avant de faire le choix du self stockage, nous vous invitons sincèrement à lire cet article. En effet, ‘le home box’ présente de nombreux inconvénients.

Il existe une solution bien plus adaptée pour sortir les archives de vos locaux : l'externalisation d'archives.

Nous comparons ces deux solutions sur 5 critères :

• La gestion de l’espace
• La gestion du temps
• La polyvalence et l’anticipation
• La sécurité
• Le coût (conclusion)

Vos archives prennent de la place dans vos locaux. Vous souhaitez évacuer vos documents, tout en gardant l'autonomie sur leur gestion. Quelle(s) solution(s) vous permettent de résoudre ces deux problématiques ? Le self-stockage ?

Ce raisonnement s'applique à de nombreuses entreprises faisant face à la problématique de l'archivage. Pourtant, le self-stockage n'est pas la seule alternative, et présente plusieurs inconvénients que vous ne pouvez pas omettre.

LA GESTION DE L’ESPACE DANS L’ARCHIVAGE

Nous détaillons ci-après, avec des exemples concrets, l’ensemble des inconvénients que le self-stockage représente pour le stockage d’archives.

Méconnue, et donc moins sollicitée, l'externalisation d'archives répondra parfaitement à vos besoins. En effet, cette méthode d’archivage permet la conservation des archives, garantie l’intégrité des documents, tout en vous laissant une totale autonomie sur leur gestion. Rien de mieux pour un archivage efficace et flexible !

Qu’est-ce que le self-stockage appliqué à l’archivage papier ?

Le self-stockage, la location de box ou le ‘home box’, ou plus généralement le garde-meuble sont des services de mise à disposition d'espace pour les clients. Un box peut être mis à disposition de professionnels, particuliers. Il permet la conservation de tous types d'articles : meubles, marchandises, vélos, mobylettes et ... archives.

Pour un loyer mensuel défini selon l'espace loué, le box est mis à disposition du client : celui-ci y a généralement accès 24/24. Lorsque le locataire n'est pas présent, le box est fermé à l'aide d'une fermeture électronique (digicode, badge), ou bien souvent manuelle (cadenas).

Cette solution n'est pas adaptée à vos archives, voici pourquoi.

Les box sont loués au mètre carré ou mètre cube. Vous disposez d'un espace pour conserver ce dont vous avez besoin. Les clients y stockent tous types de biens, mis à part quelques exceptions (produits dangereux, êtres vivants).

Le grand intérêt du self-stockage est donc que les clients peuvent y conserver tout et n’importe quoi. Le désavantage, c’est que les espaces ne sont pas du tout conçus pour la conservation optimisée d’archives.

Self-stockage, une solution inadaptée pour l’archivage ?

Une entreprise souhaite externaliser ses archives en self-stockage. Elle choisit un espace de 9 m² sur une hauteur de 2 mètres, soit un volume de 18 m3.

Afin d’opter pour la méthode de rangement la plus optimisée possible, l’entreprise organise son espace comme suit :

  • Rangement en armoires sur tous les 3 côtés disponibles du box
  • Rangement en armoire, en palette ou même en vrac (à même le sol) au centre de l’espace
  • Allées de circulation inférieure à la largeur légale (60 cm au lieu de 80 cm)
  • Les armoires ont une profondeur de 35 cm, une hauteur de 2m, soit 7 niveaux de stockage

L’espace laissé vide permet de circuler dans le box, et donc d’accéder à tous les dossiers

Voici un schéma de cette organisation optimisée.

 

Nous constatons qu’il est impossible de remplir l’espace loué d’un mur à l'autre du sol au plafond. La capacité maximum de stockage est de 69,3 mètres linéaires. Nous la calculons comme suit :

  • Sur les côtés : des armoires de 2,5 mètres sur 7 niveaux (m de hauteur) sur les 3 côtés disponibles du box soit 52,5 mètres linéaires
  • Au centre : une armoire double de 1,2 mètres sur 7 niveaux soit 16,8 mètres linéaires

Avec cette organisation optimisée, l’espace laissé vide représente 11 m3, soit plus de 60% de votre espace disponible !

La problématique de l’espace de stockage d’archives en self-stockage ne s’arrête pas là !

Considérons que la salle soit remplie d’archives. L’entreprise doit se résoudre à louer un espace plus grand, ou d’autres espaces. Ces espaces se rempliront au fur et à mesure : vous paierez donc encore plus d’espace vide à combler. Est-ce vraiment votre souhait ?

Externalisation des archives et optimisation de l’espace, les avantages

L’externalisation d’archives permet l’optimisation et la préservation des espaces de stockage d’archives.

En effet, l’entreprise d’externalisation calcule précisément le volume d’archives à conserver.

Ces archives sont stockées en magasins de conservation, uniquement conçus pour les archives.

Voici l’organisation mise en place dans un centre d’archivage REISSWOLF.

  • Les archives sont conditionnées en conteneurs de 40 cm de longueurs
  • Les salles de conservation sont divisées en épis, elle-même divisées en travées, elle-même contenant 2 tablettes
  • Sur chaque tablette, les conteneurs sont rangés sur 2 niveaux de profondeur, et empilés sur 3 niveaux en hauteur
  • Les allées sont de 80 cm, et permettent d’accéder à deux épis simultanément

Vous l’aurez compris : avec cette organisation, le stockage des archives est maximisé, et ce pour tous les types de conditionnements (boites d’archives, classeurs, dossiers etc.). Elle permet de stocker 6,25 mètres linéaires d’archives par m3.

L’espace vide ne représente que 33% du volume total !

Comparatif Externalisation des archives versus Self-stockage

Appliquons cette méthode à l’exemple initial.

Nous calculons le métrage linéaire à conserver, soit dans le cas étudié, 69,3 mètres linéaires. Cette quantité d’archives est conservé dans un volume de 11 m3 (allées comprises), au lieu de 18 m3 dans un espace parfaitement optimisé en self-stockage !

Moins d’espace = diminution du loyer. Et pour couronner le tout, les clients paye le loyer au mètre linéaire exact conservé : inutile de réserver des emplacements vides à l’avance !

Voici un tableau récapitulant le volume nécessaire à la conservation des archives selon les deux méthodes :

Cette différence aura un impact très important sur le prix payé par le client ! Et encore, nous venons d’étudier un cas réussi en self-stockage : il n’est pas évident de trouver le box à la bonne dimension et de l’agencer de manière optimisée …

Vous souhaitez toujours opter toujours pour la conservation en self-stockage ? Parlons de votre temps.

Cette différence aura un impact très important sur le prix payé par le client ! Et encore, nous venons d’étudier un cas réussi en self-stockage : il n’est pas évident de trouver le box à la bonne dimension et de l’agencer de manière optimisée …

Vous souhaitez toujours opter toujours pour la conservation en self-stockage ? Parlons de votre temps.

LA GESTION DU TEMPS DANS L’ARCHIVAGE

Votre travail et votre vie au quotidien sont-elles consacrées aux archives ? Non. Vous êtes spécialiste dans votre domaine et devez-vous consacrer à votre savoir-faire. Louer un espace en self-stockage aura nécessairement un impact négatif sur votre emploi du temps.

Bien au contraire, l’externalisation d’archives vous fera gagner de précieuses heures chaque mois. Nous détaillons ce point.

Le self-stockage ou comment perdre son temps efficacement

Le self-stockage prévoit uniquement la location d’un espace de conservation. A vous de jouer pour réaliser l’ensemble de tâches suivantes :

  • Calcul du métrage linéaire de vos archives et en déduction de l’espace nécessaire de votre box
  • Choix et achat des équipement à installer dans l’espace loué (étagères etc.)
  • Transfert des archives jusqu’au box
  • Tri des archives pour que vos collègues et vous-même puissiez-vous retrouver dans les archives !

En plus d’être chronophages, ces tâches doivent être réalisées très consciencieusement.

Les mauvaises surprises sont fréquentes : toute erreur de tri ou de calcul pourrait vous obliger à tout recommencer, ou à louer un espace plus grand, et ceci aura un impact direct sur votre budget !

 

 

Et ce n’est pas tout, car au quotidien vous devrez :

 

  • Effectuer des allers-retours au centre de self-stockage dès que vous aurez besoin de documents (en priant pour que le dossier recherché y soit conservé)
  • Perdre du temps sur place jusqu’à ce que le bon document soit entre vos mains
  • Ranger les nouvelles archives créées, à conditions qu’il y ait de l’espace pour les accueillir

Gagner du temps avec une société d’archivage, principe et méthode

Au contraire, l’externalisation d’archives par REISSWOLF a été conçu pour vous faire gagner du temps au quotidien.

Voici comment nous nous organisons :

Première étape : Une analyse gratuite

Notre archiviste visite vos locaux, et calcule le métrage exact d’archives à externaliser.

Ensuite, il échange avec vous afin de définir la meilleure stratégie à mettre en place :

  • Quelle est l’organisation des archives (par service, par typologie de documents, par date etc.)
  • Comment doivent être gérées les habilitation (qui a accès à chaque type d’archives ?)
  • Quels sont les délais de conservation (souhaitez-vous de l’aide pour détruire vos documents au fur et à mesure ?)
  • Souhaitez-vous gérer vos archives directement en ligne ?

Deuxième étape : mise en place

Dès que l’organisation est validée avec vous, nous nous chargeons du reste.

Nos agents effectuent :

  • Le conditionnement des archives en conteneurs
  • Le transfert des archives jusqu’au centre de conservation d’archivage
  • L’enregistrement informatique de chaque dossier et pose de code-barre pour permettre leur traçabilité (si vous le souhaitez)
  • Le rangement des archives en magasin de conservation
  • La création de vos accès sur RWAM (notre logiciel de gestion des archives) - (si vous le souhaitez)

Troisième étape : Après l’effort, le réconfort

Chez REISSWOLF nous ne vous demandons pas de vous déplacer pour rechercher vos documents. Ce sont les documents qui viennent à vous. Vos documents ne sont plus une charge à traiter, mais une ressource utile et efficace !

Voici comment nous procédons :

Toutes les personnes habilitées à gérer des archives au sein de votre équipe ont leur propre accès sur RWAM (REISSWOLF Archives Manager). Ce logiciel en ligne ne nécessite aucune installation. Il référence tous les dossiers conservés pour vous. Les archives sont triées selon votre organisation. En quelques clics, 24h/24, vous pouvez :

  • Trouver le dossier recherché
  • Demander à le consulter
  • Créer de nouveaux dossiers que vous pourrez classer au bon endroit dès le début

A votre souhait, nous scannons le dossier ou le livrons directement et rapidement.

Est-il donc préférable de vous déplacer jusqu'à votre box pour chercher manuellement un document ou bien de le trouver dans un temps record en ligne et d'attendre que le dossier vienne à vous ?

La réponse est simple. Chaque minute non consacrée à la recherche de vos archives et une minute gagnée pour vos projets, vos clients et votre vie personnelle.

 

Gain de productivité et gestion des archives : cas concret

Reprenons l’exemple de notre entreprise et de ses 69,3 mètres linéaires d’archives.

Afin de le rendre tout à fait concret, voici quelques informations complémentaires :

L’entreprise s’appelle « Optiludic », spécialiste de la fabrication de montures de lunettes pour les enfants. Optiludic commercialise en B2B directement avec les opticiens. L’entreprise est située à Tours, près du centre-ville, et est composée de 40 personnes.

En plein développement, cette entreprise souhaite recruter de nouveaux agents : elle a besoin d’espace dans les bureaux ! Elle opte pour le stockage de ses archives en self-stockage. C’est Paul, responsable des services généraux qui, malgré ses responsabilités, se colle à la tâche.

Voici les tâches que Paul doit réaliser avant même de louer un espace :

Paul fait le bilan de l’opération : bout à bout, le travail des archives aura nécessité une semaine de travail. A partir de ce moment, Paul communique les accès au box d’archivage à ces collègues, en espérant que ceux-ci l’informeront des différentes opérations qu’ils réaliseront, afin de garantir le bon classement des archives.

En moyenne, le box sera visité une fois par semaine par les collaborateurs d’Optiludic. Avec l’aller-retour et la recherche sur place, chaque déplacement coûte 1h à l’entreprise chaque semaine.

Optiludic n’aurait-elle pas mieux fait d’économiser ce temps précieux ? Que se passera-t-il l’année prochaine pour les nouvelles archives ? En cas d’audit client ou qualité, Optiludic parviendra-t-elle à ressembler tous les documents dans le temps imparti ?

En externalisation d’archives, Paul n’a qu’une seule chose à faire :

  • Se renseigner sur l’externalisation d’archives et sur les différentes solutions existantes sur le marché (exemple : lire cet article)
  • Opter pour la solution clé en main « externalisation d’archives »
  • Participer à l’étape d’analyse afin de d’orienter l’entreprise sur l’organisation interne

… et c’est tout ! Grâce à notre polyvalence, nous réalisons toutes les opérations dont le client aura besoin en archivage. Tout au plus, ces tâches auront nécessité 3 heures de travail.

Et par la suite ? Paul, ou ses collègues n’auront qu’à se connecter à RWAM. En quelques clics : ils gèrent leur archives depuis leur bureau, en respectant l’organisation de l’entreprise. Toutes les opérations sont sécurisées et tracées dans RWAM !

Le gain de temps est très important : dans le cas d’Optiludic, l’entreprise aura économisé, grâce à l’externalisation d’archives :

  • 4 jours et demi de travail à la mise en place
  • Une heure chaque semaine, soit l’équivalent de 2 mois de travail chaque année !

Cet exemple concret ne vous a pas convaincu ? Parlons de la polyvalence des deux services

STRATEGIE D’ARCHIVAGE OU SELF-STOCKAGE ?

Bien que le self-stockage réponde à la problématique initiale de « libérer des espaces », elle ne permet absolument de répondre à toutes les futures opérations que vous devrez, un jour ou l’autre, réaliser pour vos archives.

En effet, ne pensez-vous pas qu’une destruction régulière de vos archives soit souhaitable pour respecter les règles RGPD et économiser de l’espace de stockage ? Ne pensez-vous pas que tout ou partie de vos documents devront, un jour ou l’autre, être numérisées ?

En self-stockage, vous n’aurez aucune solution vous aider à améliorer votre archivage au quotidien.

 

Voici un tableau récapitulant toutes les prestations proposées par les deux solutions.

Cela est logique :

  • L’intérêt d’une entreprise de self-stockage est la location d’espace : plus le client dispose de volume, plus le self est rentable.

A quoi bon vous aider à détruire au fur et à mesure et à optimiser le stockage ?

  • Les self-stockeurs ne disposent pas d’agents qualifiés pour vous aider dans votre archivage. En externalisation d’archives, vous êtes accompagné au fil de l’eau par un archiviste !

Vous souhaitez toujours opter pour la solution self-stockage ? Vous ne nous laissez pas le choix : parlons de la sécurité

 

SECURITE ET CONSERVATION DES ARCHIVES

Vous vous en doutez, nous atteignons un point très sensible lorsque nous parlons de conservation d’archives. Loin de nous l’idée de vous effrayer, nous souhaitons simplement exposer quelques arguments que vous permettront de mieux appréhender les risques de la conservation d’archives en self-stockage.

Pour commencer, qu’est-ce que les archives ? Les archives sont des données intelligibles classées et organisées sur différents supports, dont nous retrouvons principalement le papier.

Avec cette définition très simplifiée, nous pouvons d’ores déjà lister, de manière non exhaustive, la plupart des risques liés à la conservation des archives.

Les risques liés à la conservation des archives

Revenons donc à notre sujet : le self-stockage permet-il de couvrir les risques que vous devrez prendre en compte pour vos archives ? La réponse est non !

L’entreprise de self-stockage garantira tout au plus un accès sécurisé à votre espace, et une sécurité incendie correspondant au minimum légal. Elle vous proposera d’ailleurs certainement un contrat d’assurance supplémentaire, généreusement proposé en parallèle du box loué…

Inutile d’insister sur le fait que votre box sera entouré d’autres box, loués par des entreprises ou particuliers que vous ne connaissez pas, et pour lesquels personne ne peut deviner ce qu’ils font de leur espace ou stockent…

Une fois les accès au box d’archivage distribué aux collaborateurs, qu’est -ce qui vous garantit que ceux-ci respecteront leurs habilitations, et ne consulterons que leurs archives ? Ne pourraient-ils pas, sur un coup de tête, ou pour des raisons pratique, divulguer les accès autour d’eux ?

Pourquoi l’externalisation de l’archivage est -elle la solution de conservation la plus sûre

Chez REISSWOLF, nous appliquons strictement les mesures de sécurité nécessaire à la bonne conservation des archives de nos clients :

  • Système de sécurité incendie
  • Contrôle d’accès
  • Traçabilité complète des archives grâce au logiciel RWAM
  • Gestion des délais de destruction
  • Contrôle de habilitations et droits d’accès aux archives
  • Gestion anonyme des archives
  • Gestion climatique au sein des magasins de conservation

etc

Nous disposons de la meilleure certification : l’agrément pour la conservation d’archives publiques ! Cette certification est desservie par l’Etat, après audit de tous les critères d’organisation et de sécurité associés à la gestion d’archives.

La sécurité est un sujet à prévoir en amont : quand le risque devient réalité, il est trop tard pour agir …

Pouvons-nous imaginer les dégâts que la perte ou la mauvaise utilisation de documents pourraient avoir sur une entreprise pour son savoir-faire, ses clients et ses collaborateurs ?

En plus de vous assurer un service sécurisé et de qualité, l’externalisation d’archives vous fera réaliser des économies. Voyons cela.

SELF STOCKAGE OU ARCHIVAGE,  QUELS SONT LES COÛTS ?

Il est temps de poser noir sur blanc le coût que représente l’archivage en self-stockage. Rerenons le cas de notre entreprise Opiludic.

Calcul du coût de l’archivage en interne

Nous vous invitons à calculer le coût interne initial de l’archivage pour notre entreprise exemple « Optiludic ». Pour votre cas, n’hésitez pas à utiliser l’outil gratuit ABC Tool. Cela prend 2 minutes !

Voici les éléments à prendre en compte dans le calcul du coût de l’archivage en interne :

  • Espace utilisé par les 69,3 mètres linéaires dans les locaux Optiludic : 6 m2
  • Valeur de cet espace à Tours : 13,00 € ht / mois
  • Temps passé par les collaborateurs dans leur archives en tout : 2,5 heures par mois
  • Coût horaire moyen d’un salaire chez Optiludic : 21,00 €

Voici le résultat :

Sans forcément le savoir, l’entreprise Optiludic, avant d’opter pour l’externalisation de ses archives, mobilise un budget de 1566,00 € pour ses archives.

Combien coûte l’archivage en self-stockage dans les meilleures conditions ? Nous nous basons sur les prix de marché de self-stockage à Tours.

Calcul du coût de l’archivage en box de self-stockage

Coût du box

Temps

Les collaborateurs consultent toujours les archives, mais doivent effectuer des allers-retours. Ils perdent 30 minutes à chaque consultation.

Coût Total

Optiludic perd donc 714,00 € chaque année en optant pour le self-stockage. La société devra également régler la note du déménagement, et déjà prévoir de futurs budgets pour la location d’un espace supplémentaire pour les futures archives.

Pourtant, Optiludic n’a pas amélioré les conditions de stockage ni la sécurité de ces documents. Croisons les doigts pour que cela n’ait pas d’incidence à l’avenir !

Calcul du coût de l’archivage avec la solution « externalisation d’archives » par REISSWOLF

REISSWOLF a conçu une offre simple et adaptée à toutes les entreprises telles qu’Optiludic. Cette offre inclut toutes les opérations initiales de transfert, d’enregistrement des archives, et également de conservation des archives.

Pour Optiludic, cette solution représente seulement un budget de 70,00 € par mois tout inclus ! Si le client souhaite externaliser de nouvelles archives, aucun souci : le prix est détaillé au mètre linéaire !

De plus, pour les communications d’archives, Optiludic peut, au choix, demander :

  • Une livraison d’archives
  • Un scan sur demande

En moyenne, cela représente 12,00 € par communication !

En conclusion, en optant pour la solution de self-stockage, Optiludic accroit son budget annuel de 714,00 € pour les archives.

En optant pour la solution d’externalisation d’archives, Optiludic diminue son budget annuel d’archivage de 582,00 €, et fait de réelles économies.

« Il n’y a pas de petites économies » disons-nous. L’externalisation d’archives participera donc à votre rentabilité.

En conclusion, vous avez 5 bonnes raisons de faire à appel à un professionnel de l’archivage pour gérer vos archives. En effet, nous garantissons :

  • Une meilleure gestion des espaces dans vos locaux
  • Un gain de temps, et donc de meilleures conditions de travail pour vos collaborateurs
  • Une solution polyvalente et sur-mesure, répondant à toutes vos demandes pour améliorer la gestion de vos données au quotidien
  • Une totale gestion des risques liées à l’archivage
  • Des économies immédiates !

 

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Cas client :

Solution technique

Etc.

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