Cas client – GROUPAMA de l’Aisne externalise ses archives

"La proximité de nos services et notre offre ont fait la différence"

En Janvier 2019, le groupe CAILLE concrétise une opération d'externalisation d'archives importante pour le compte de Groupama Nord Est à Laon.

Le centre départemental Groupama, basé à LAON (02000), regroupe et gère la totalité des archives émises par toutes les agences Groupama de l'Aisne. Le fonds d'archives comprend plus de 2 km de documents. Ce volume considérable de données représente une source d'information importante, et nécessite l'application de règles de gestion d'archives strictes et pratiques. En effet, tous les agents Groupama de l'Aisne sont amenés à consulter les archives d'agence : un bilan comptable, une fiche de paie, un contrat client, ou tout autre donnée dont les typologies, les dates et la sensibilité varient d'une feuille à l'autre.

Les archives doivent donc être communicables, consultables et tracées en permanence. Parallèlement, le respect des règles de sécurité, de confidentialité (application de la RGPD) et des habilitations doit être parfaitement établi.

C'est pourquoi le centre départemental Groupama à LAON a décidé d'externaliser la gestion de ses archives au groupe CAILLE, via sa structure spécialisée CAILLE Archives.

QUELQUES CHIFFRES

Afin de mieux visualiser l’ampleur du projet et d'en évaluer sa réussite, voici quelques chiffres clés parlants. L'externalisation des archives Groupama par CAILLE Archives, c'est :

  • 14 000 boites d'archives classées ;
  • 5600 containers d'archives externalisées, soit plus de 2000 mètres linéaires ;
  • Des économies pour Groupama de plusieurs centaines d'euros chaque mois en conservation et gestion (fin du bail de location, optimisation de l'espace de stockage, élimination après tri d'une partie des archives) ;
  • De nombreuses heures de travail économisées pour les collaborateurs Groupama en classement et recherche de documents.

"L'intervention de CAILLE Archives fût une réussite grâce à une excellente collaboration entre nos équipes et Mme Bozek, responsable moyens généraux chez Groupama, ainsi qu'à la direction Groupama Nord-Est. Notre groupe n'était pas le seul consulté pour cette opération, dont les enjeux étaient importants. La proximité de nos services et notre offre ont fait la différence ; notre partenariat avec Groupama pour la gestion des archives est également stratégique pour CAILLE Archives, qui démontre sa capacité à proposer des solutions adaptées et à forte valeur ajoutée." explique Alexandre CAILLE, directeur de la SAS CAILLE Archives.

Les enjeux qui ont poussé Groupama à se poser la question de l'externalisation sont diverses :

  • Dans le cadre de la RGPD, garantir la confidentialité et la traçabilité des archives, que ce soit pour les clients, fournisseurs et partenaires, les dossiers stratégiques et les dossiers de personnel de l'entreprise ;
  • Faciliter l'accès aux archives par les collaborateurs Groupama, afin d'économiser un temps de travail précieux en recherche d'information ;
  • Gagner de l'espace, éviter des investissements ;
  • Éliminer le risque dû à la conservation des archives sur site : risque incendie, problématiques d'assurances etc.

Groupama Nord-Est, c'est 1200 collaborateurs réparties dans les 74 agences de l'Aisne, les Ardennes, l'Aube, la Marne, le Nord et le Pas-de-Calais.

RECOLEMENT et TRAÇABILITÉ

"Optimisez votre mémoire", telle est la devise de la SAS CAILLE Archives, attachée à la conservation et à l'accessibilité des archives professionnelles. Pour GROUPAMA, cette optimisation fût réalisable grâce au récolement complet des archives (enregistrement informatique complet des dossiers) par nos agents, directement dans ses locaux d"origine. Ce récolement à permis à notre archiviste :

  1. D'identifier dès le démarrage les archives pouvant être éliminées, afin de limiter au maximum le volume de documents à déplacer / reconditionner et à conserver. Cette identification se base sur la réglementation concernant les délais de conservation, mais également sur les besoins du client. Ces archives sont, dès validation par le client, détruites de façon confidentielle par REISSWOLF.
  2. De retravailler l'organisation globale de l'archivage et redéfinissant :
    • les typologies et inventaires (Agence Groupama, Protection juridique etc) ;
    • les habilitations (droit d'accès à chaque type d'archives) ;
    • et en validant les informations devant être inscrites sur chaque nouvelle boite ;
  3. D'enregistrer informatiquement, sur le logiciel RWAS (développé par REISSWOLF), chaque boite d'archives, grâce à un système de codes barre. Ceux-ci permettront la traçabilité permanente et automatique des archives à l'avenir.

TRANSFERT

Une grande partie du travail est alors réalisée. Reste la problématique de sécurité des archives et de gain de place. Pour CAILLE Archives, appuyée par le groupe CAILLE et par ses agences déménagement, toutes les opérations de transfert / manutention d'archives sont réalisées en interne, par nos agents spécialisés. Nos 10 agences CAILLE réparties sur le Nord de la France permettent l'intervention rapide et flexible de nos équipes pour :

  • La mise à disposition de conteneurs d'archives adaptées et le reconditionnement des archives ;
  • La manutention et le transport des archives, avec traçabilité complète des documents lors de chaque voyage, accessible par le client;
  • Le déchargement des archives sur notre plus proche site d'archivage et le rangement des conteneurs dans nos rayonnages.

CONSERVATION

Les locaux CAILLE Archives sont aménagés de façon à permettre le total sécurité et la confidentialité des informations de nos clients. Un système de gestion climatique permet la conservation des documents à très long terme si besoin. Par ailleurs, des dispositifs sophistiqués de suivi et de lutte contre toute situation pouvant nuire aux archives sont sans cesse remis et question et inspectés par notre service QSSE.

Ce travail a permis à notre société d’obtenir les normes ISO 9001, 14001 et 18001, ainsi que la plus importante norme du marché public : l’agrément pour la conservation d’archives publiques, desservie par le SIAF en 2018.

Nous garantissons ainsi à Groupama Nord-Est la pérennité de ses documents, et leur accessibilité grâce au logiciel RWAS, conçu par REISSWOLF pour la gestion d’archives physiques.

L'ARCHIVAGE AU FIL DE L'EAU

Trier à l'instant t un fonds d'archives, c'est bien. Permettre au client de gérer ses archives sur le long terme dans une logique d'amélioration continue, c'est mieux.

Tel est l'objectif atteint pour le centre départemental Groupama à LAON. En effet, dès réception de l'ensemble des archives sur le site de conservation CAILLE Archives, notre archiviste a formé les utilisateurs RWAS du client. Ceux ci savent désormais, en ligne, de façon sécurisée, et en quelques clics, retrouver n'importe quelle boite d'archives, la consulter ou l'éliminer, et enregistrer les nouvelles archives.

Chaque année, CAILLE Archives se charge de l'enlèvement des nouvelles archives, en les intégrant dans le fonds d'archives Groupama.

Et la suite ?

L'externalisation des archives de Groupama Nord Est à Laon a permis, dans la foulée, l'externalisation d'une partie des fonds de Groupama Nord Est à REIMS.

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