Pourquoi et comment numériser les documents ?

Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son activité, est s'interroge sur la dématérialisation de ses documents professionnels. Dans le cadre de la transition numérique; pourquoi est-ce si important et comment procéder dans les faits ?

Entreprises : pourquoi faut-il opter pour la numérisation des documents ?

La transition numérique a plusieurs objectifs qui sont en premier lieu propres aux entreprises, mais aussi une façon de moins utiliser - quand cela est possible - le support papier, dans un but purement écologique. Attardons-nous sur les bénéfices pour les structures. Une entreprise, même de petite taille possède des archives. Ce sont des documents qu’elle doit conserver pendant un nombre d’années donné pour certains, alors que d’autres sont à conserver même après la fin d’activité.

Plus une entreprise est de grande taille ou se développe, plus elle est amenée à générer de documents, dont ceux relatifs à l’embauche et au traitement des salaires, par exemple. Si, dans un premier temps, à la création, une simple armoire de rangement peut suffire, au fil des années, il n’est pas rare de leur dédier une pièce entière. Quand on veut gagner des mètres carrés, connaissant le prix de ces derniers, il est normal de penser que c’est un endroit perdu. Pourtant, légalement, ces documents, outre qu’ils sont la mémoire de l’entreprise, peuvent être demandés en cas de litige. Impossible donc de s’en séparer. En les numérisant, il est tout à fait possible de faire un gain de place conséquent. Il existe d’ailleurs des moyens pour conserver ses archives papier, sans qu’ils soient au sein même de la structure, en les faisant conserver par des entreprises spécialisées.

Rechercher une information dans un document papier peut prendre beaucoup de temps, surtout si ces derniers ont fait l’objet d’un classement erratique, voire d’une absence de rangement. En optant pour la numérisation, chaque document est trouvé, via un ordinateur ou un autre support. Cela suppose donc également après un gain de temps qui est toujours appréciable, une productivité accrue : que ce soit l’entrepreneur ou les collaborateurs, chaque personne a accès aux informations dont il a besoin pour travailler de façon optimale. Chaque document peut être produit, rapidement et selon les besoins aux fournisseurs, aux partenaires et aux clients ; ce qui est une preuve de professionnalisme et de rigueur.

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Pourquoi numériser les documents professionnels ?
Comment numériser les documents en entreprise

 

Comment numériser ses documents pro dans les meilleures conditions ?

Bien entendu, un chef d’entreprise soucieux de se plier à la transition numérique peut tenter de le faire lui-même. Mais le temps que cela suppose n’est pas toujours possible. Une entreprise qui est pérenne, est présente sur le marché depuis plusieurs années et qui a des salariés et ce sont peut-être des milliers, voire des millions de documents à traiter. D’ailleurs, ces archives ont-elles bénéficié d’un récolement ; c’est-à-dire d’un tri, en fonction de leur durée de conservation légale ? Quand elles n’ont plus de validité, comment faire pour les détruire, sans qu’elles puissent être utilisées par des personnes malintentionnées, désireuses d’avoir accès à des données sensibles ?

Il faut en outre certaines machines spécifiques, surtout quand on veut numériser des plans de grande taille, des diapositives, en fonction des activités de l’entreprise. D’autres documents peuvent être rendus fragiles ou peu lisibles avec le temps et donc difficilement manipulables. Beaucoup d’entreprises externalisent la numérisation de leurs documents papier. Non seulement les entreprises spécialisées se chargent de trier, de ranger et de répertorier les anciens documents, mais ils mettent en place des process (avec formation auprès des salariés, au besoin) pour pouvoir numériser à l’avenir tous les documents entrants et sortants de l’entreprise.

La loi sur la transition numérique a obligé toutes les structures, en commençant par les plus grandes, à numériser les factures envoyées aux clients. Cela avait pour but, là encore, de gagner du temps et d’éviter les retards de paiement, suite à un courrier non-reçu, par exemple.

Tous les autres documents, entrants ou sortants, doivent faire l’objet d’un même traitement, pour ensuite être stockés. En fonction de la taille de la structure mais aussi d’un développement potentiel doit il faut prendre acte, les sociétés spécialisées sont à même de prodiguer des conseils avisés pour trouver l’espace de stockage le plus adapté. Il est donc possible d’obtenir une solution personnalisée ou clé en main en fonction de ses besoins. Le plus important, dans ce cadre est de trouver une politique de classement qui soit propre à l’entreprise et permette à chaque personne, travaillant au sein de la structure, de la faire sienne afin de la mettre en œuvre, tous les jours. Le travail deviendra alors plus fluide, et le temps de recherche d’information moins important. Une étude prouve en effet qu’il est possible de perdre 15% de son temps productif à la recherche d’un chiffre donné ou d’un document spécifique, suite à une demande. La numérisation entend apporter une réponse de choix à ce type de problématique, entre autres qualités.

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