Numérisation de dossiers techniques : comment procéder ?

Chaque entreprise et chaque profession est concernée par la numérisation des documents. La transition numérique a pour but, entre autres, de réduire les coûts, mais aussi de gagner en productivité et donc en compétitivité. Malgré une volonté évidente, beaucoup de chefs d’entreprises se trouvent en difficulté, même avec des documents papiers classiques. Cela gagne en complexité quand les dossiers à numériser sont techniques et donc forcément atypiques. Quelle solution ? 

Pourquoi numériser ses dossiers techniques ?

Géomètres, bureaux d’études, artistes-peintres : il existe de nombreuses professions pour lesquelles les documents peuvent être des calques ou encore des tableaux de grande taille. Pour autant, en tant que documents professionnels, ils sont censés être numérisés comme les autres. Pour les professionnels, cela représente une gageure car il faut alors posséder du matériel adapté pour scanner ces documents qui sont parfois de grande taille ou ne se prêtent pas facilement à ce type d’exercice. En effet, sur un support calque par exemple, la numérisation doit permettre de lire clairement les prises de cotes ou les annotations. Certains de ces documents peuvent avoir une valeur légale. Or, du fait des disparités d’un document à un autre, car ils peuvent être très hétérogènes au sein d’une même structure, cela représente un travail colossal d’adapter à chacun une façon de numériser très précise. Or, si un juge les trouve irrecevables, parce que non lisibles, cela peut porter préjudice à l’entreprise. 

Il s’agit dans un deuxième temps d’ordonner ces documents et de leur apporter un classement ou indexation numérique qui permette de les retrouver à loisir, quand une personne en a besoin. Enfin, au bout de quelques années, que ce soit parce qu’ils n’ont plus de valeur légale ou n’ont plus besoin d’être conservés, il faut procéder à leur destruction sans qu’ils puissent, d’une manière ou d’une autre être récupérés à de mauvaises fins. Il est facile de se sentir perdu face à l’ampleur de la tâche que peut représenter la numérisation des documents papier, d’autant qu’ils se couplent pour les factures, les devis à des formats plus traditionnels qu’il ne faut cependant pas laisser de côté et qui doivent faire l’objet du même soin, tant lors du scan que de leur classement. Comment faire, quand on n’a pas de temps à consacrer à ce travail, que l’on n’envisage pas de procéder à une embauche mais que l’on souhaite, par ailleurs, respecter les injonctions gouvernementales ?

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Numérisation des documents importants de l’entreprise : comment faire ?

Face à un travail quelquefois colossal en fonction du nombre d’années de vie de l’entreprise, mais aussi de celui de ses salariés et donc par extension de la masse de documents qu’il s’agit de traiter, beaucoup de chefs d’entreprise font le choix d’externaliser cette tâche, mais aussi d’autres, à des sociétés spécialisées. Plusieurs options intéressantes peuvent être souscrites, en fonction des besoins ; qu’il est important d’identifier en amont. Une entreprise spécialisée peut se charger de faire le tri dans les archives, afin de ne conserver que celles qui ont encore une utilité légale ou professionnelle pour l’entité, au regard de son activité et de la nature des documents. Ceux qui peuvent être supprimés le sont de façon irrévocable, sans pouvoir être reconstitués. Les documents restants ; qu’ils soient techniques ou non ; d’un format traditionnel ou plus grand font l’objet d’une numérisation précise et avec les machines les plus perfectionnées. Des logiciels permettent en outre d’en extraire ce que l’on appelle des métadonnées. Ces informations permettent de les classer plus facilement en fonction de leur nature, ce qui facilite le travail. 

La politique de classement est vue en adéquation avec l’entrepreneur. Le but est de trouver une façon de faire pratique, fluide, pouvant être adoptée par chacun au sein de l’entreprise pour que cela devienne un geste automatique. Il faut penser numérisation et abandonner, peu à peu le support papier. Ce dernier, outre qu’il participe activement à la déforestation, représente un coût considérable pour l’entreprise, auquel il faut ajouter le prix des consommables (toner, encres d’imprimantes) et celui du contrat de maintenance des machines. Pour autant, ne serait-ce qu’au niveau des archives, il faut conserver un exemplaire papier. Une perte d’espace à l’heure où le prix des mètres carrés ne cesse d’augmenter. Là encore, les entreprises d’archivage et de numérisation ont une solution : le déménagement et le stockage des archives papier. Elles sont conservées dans des locaux avec des conditions de conservation idéales. Le taux d’hygrométrie est constant, ainsi qu’une bonne ventilation. Il n’y a aucun risque ; contrairement à des locaux lambda que les archives subissent les assauts d’insectes ou encore de rongeurs. Enfin, les locaux sont surveillés et bénéficient d’une protection efficace pour limiter les sinistres les plus courants comme les départs de feux ou encore des dégâts des eaux qui endommageraient de façon irrémédiable les documents papier.

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