Numérisation de documents comment procéder ?

Les buts de la transition numériques sont globalement bien compris et acceptés par les entrepreneurs. Pourtant, ils font face à des problèmes lors de sa mise en œuvre, à cause, généralement d’un manque de temps et de connaissance à ce sujet. Quelles solutions ?

Comment procède-t-on à la numérisation des documents professionnels ?

La numérisation des documents professionnels requiert une réflexion globale en amont, surtout si l’entreprise n’est pas récente. En effet, si elle existe depuis de nombreuses années, il est fort probable qu’elle possède une salle d’archives bien pleine. Peu d’entrepreneurs, toujours faute de temps, ne procèdent au récolement de leurs archives. Cela consiste en le fait de les trier, afin de supprimer celles qui n’ont plus de valeur légale, ou encore celles qui ne présentent plus d’intérêt pour l’activité dans son fonctionnement habituel. Or, quand on ne s’astreint pas à cette discipline pour le moins chronophage, on risque de cumuler des milliers de documents inutiles. Sans le savoir, l’entrepreneur pourrait donc numériser et conserver des documents qui ne lui servent plus à rien.

Ce scan des documents doit être fait avec soin, pour que tout ce qui est inscrit sur ces derniers soit clairement lisible, sous peine de ne plus avoir de valeur légale. Ce sont ces documents qu’il s’agirait de produire devant un juge, un agent du fisc ou encore un client mécontent pour assurer sa défense ou ne pas risquer un redressement fiscal. L’enjeu est donc important à plus d’un titre. Des outils et logiciels doivent accompagner cette numérisation pour effectuer des captures d’écran et en extraire des métadonnées qui vont faciliter l’étape du classement, en fonction de la nature du document. Pour des néophytes, leur utilisation n’est pas forcément évidente. Pourtant, tous les salariés doivent apprendre à numériser des documents, car, du fait de leur travail, le plus souvent, ils sont amenés à en produire ou à en recevoir. Il faut donc convenir d’une méthode qui satisfasse tout le monde pour que ces nouveaux gestes soient rapidement adoptés.

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Est-il possible de se faire aider pour la transition numérique ?

Une externalisation est toujours possible, voire souhaitée pour aider les entreprises dans leur passage au digital. Des entreprises spécialisées viennent faire un état des lieux, afin de comprendre les demandes et proposer un accompagnement personnalisé. La palette de services est relativement large puisqu’elle comprend une formation possible pour expliquer les enjeux de la transition numérique et les moyens de la mettre en œuvre. Elle peut se charger de récoler les archives, afin de supprimer les documents inutiles de telle façon qu’ils ne peuvent pas être utilisés à des fins abusives (récolter les données clients ou les données sensibles de l’entreprise en elle-même). Ceux qui resteront feront l’objet d’un classement (dont la méthode sera à déterminer avec le chef d’entreprise) et d’une indexation dans une GED à choisir selon la structure. L’entrepreneur peut opter, s’il le souhaite, pour un stockage sur un cloud.

Les archives, si elles sont indispensables, prennent beaucoup de place, d’autant que la numérisation n’empêche pas qu’il faille les conserver sous format papier. Un des services les plus attractifs pour les entrepreneurs qui rêvent de plus de surface utile, consiste en le fait de les confier à ces entreprises spécialisées. Car il est tout à fait possible qu’elles ne se trouvent pas sur le site, à condition qu’elles puissent être produites en cas de besoin, ce qui sera toujours le cas, sur simple demande. Ces entreprises se chargeront de les entreposer dans des locaux avec des conditions idéales : bon taux d’hygrométrie, pas de rongeurs ou d’insectes, pièces sécurisées et surveillées, limitation des sinistres possibles : tout est fait pour que les archives papier soient en sûreté. Elles se chargent même de leur déménagement, pour que le chef d’entreprise ne se charge de rien.

Après les archives, restent tous les documents entrants et sortants. Il faut prendre l’habitude à chaque fois de numériser, puis de classer, pour que les informations puissent être trouvées en quelques instants. Il est courant de perdre beaucoup de temps à chercher des informations, et parfois même en vain, car 7% des documents dont on aurait besoin sont annuellement perdus ou jetés de façon accidentelle, rendant le travail plus compliqué. Certaines données, nous l’avons vu sont sensibles, et un entrepreneur peut décider de ne pas les rendre accessibles à tous. Des outils de sécurisation seront alors mis en place, pour limiter l’accès, grâce à des mots de passe, par exemple ou en vertu d’un grade. Demander un devis est sans doute la première chose à faire pour connaitre toutes les possibilités offertes dans le cadre de la numérisation. Quand les bons gestes sont acquis, l’entrepreneur, mais aussi ses collaborateurs se félicitent d’avoir fait ce choix, au regard d’une productivité accrue, d’un gain de temps considérable, mais aussi de la rationalisation des coûts par rapport au support papier.

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