Le recours au BPO pour la gestion d’archives

L’externalisation des processus d’affaires ou le Business Process Outsourcing (BPO) est un véritable outil de management. Il s’agit d’externaliser, et donc de déléguer à un prestataire extérieur une tâche comme l’archivage physique ou l’intégralité d’un processus métier.

Qu’est ce que le BPO ?

Le BPO permet de confier à un partenaire compétent et spécialiste dans son domaine une ou plusieurs mission(s) que l’entreprise ne peut réaliser elle-même. En optant pour la BPO l’entreprise optimise son activité - elle gagne en compétitivité et flexibilité. Les avantage sont donc multiples :

  • se doter d’un savoir-faire ou d’une expertise manquante au sein de l’entreprise,
  • faire appel à des spécialistes de la gestion des archives physiques et numérisées. Ce sont des partenaires dotés des équipements appropriés et de systèmes innovants, au fait des dernières actualités juridiques, économiques et technologiques et donc capables de réaliser des tâches rapidement et de manière performante,
  • innover et créer de la valeur ajoutée,
  • gagner en flexibilité et de réagir rapidement aux changements survenant sur le marché,
  • réduire ses coûts d’exploitation, en externalisant le stockage d’archives par exemple
  • bénéficier de coûts variables, s’adaptant à l’activité de l’entreprise,
  • gagner du temps et des moyens en internet et se recentrer sur son cœur de métier et devenir plus compétitif,
  • Ne plus se soucier de la gestion du personnel sur la fonction externalisée.
externalisation archivage BPO

Externaliser certains services avec un BPO

On distingue deux types d’externalisation :

  • l’externalisation des fonctions d’une organisation assurées jusqu’alors en interne, comme par exemple la comptabilité, les ressources humaines ou encore le communication,
  • l’externalisation de processus directement liés à la production, comme le transport ; ou aux infrastructures comme les systèmes d’information.

Les entreprises externalisent généralement les activités secondaires, non stratégiques, et bien définies avec le prestataire.
Finances, assurances, commerce ou ressources humaines : le Business Process outsourcing peut être appliqué dans de nombreux secteurs d’activité. Il touche à des missions telles que la gestion des dossiers d’ouverture de compte, de sinistres, des bons de commandes et de livraison.
Les métiers hautements qualifiés comme par exemple l’administration de réseaux ou la programmation de logiciels sont aussi concernés.

Externaliser l’archivage avec un BPO

L’archivage d’entreprise est aussi concerné par le BPO. Qu’il s’agisse de pièces comptables, des dossiers du personnel ou de contrats avec les fournisseurs : les entreprises ont l’obligation de conserver des documents. Ces pièces sont non seulement indispensables à leurs bon fonctionnement, mais elles font office de preuve en cas d’audit, de contrôle fiscal ou de litige.

Or, l’archivage physique et numérique nécessite de l’espace de stockage, des ressources humaines et matérielles. Autrement dit des moyens, des compétences et une connaissance du cadre législatif encadrant la gestion, la préservation et la durée légale de conservation propre à chaque type de document.

Opter pour le BPO en matière d’archivage c’est donc choisir une solution sécurisée et qualitative. Les archives sont correctement archivées et facilement accessibles. Enfin, chaque organisation bénéficie d’une solution sur-mesure adaptée à son activité et à ses besoins.

Retour aux actualités