Qu’est-ce que le stockage des archives en entreprise ?

Les entreprises ont la nécessité économique et l’obligation de conserver une grande partie de leurs documents et données. Le stockage physique ou virtuel de ces informations doit résister à l’épreuve du temps. Le point sur ces deux méthodes de stockage.

Les documents ont un parcours de vie en trois étapes : les dossiers vivants, intermédiaires et les archives définitives. Suite à leur utilisation dans la vie courante certaines pièces restent soumises à des durées légales de conservation variant de 3 ans à une durée illimitée. Comment donc les stocker ?

Le stockage des archives physiques

Le stockage des archives doit se faire en parfaite connaissance des durées légales de conservation des documents :

  • de 2 à 5 ans pour les documents commerciaux,
  • 10 ans pour les documents comptables, à partir de la clôture de l'exercice,
  • 6 ans pour les documents fiscaux.

Afin de conserver durablement des archives physiques il est indispensable de :

  • prendre des mesures de sécurité et de qualité du lieu de stockage,
  • choisir un matériel de stockage adéquat : armoires de rangement, conteneurs, étagères adaptés à la nature des documents stockés ( dossiers, cartons, films…) et n’altérant pas leur intégrité,
  • stocker les documents à l’abri de la lumière et de l'humidité,
  • le rayonnage ne doit pas toucher le plafond,
  • avoir une température de 18°C dans les locaux,
  • disposer d’une bonne ventilation du lieu de stockage.

Les professionnels de l’archivage disposent d’entrepôts adaptés, répondant à des normes de sécurité drastiques :

  • ils sont situés en dehors des zones d’habitation,
  • ils doivent être en pierre, leurs charpentes en métal, leurs façades en bardage et leurs sols en béton.
  • ils sont pourvus de murs et de portes coupe feu, de détecteurs de fumées, d'extincteurs et d'alarmes anti-intrusion.

Ces conditions de stockage garantissent l’intégrité des archives physiques, conservées dans des entrepôts hautement sécurisée. Ces archives physiques sont stockées dans des conteneurs adaptés, de façon anonyme et restent faciles d’accès.

Enfin, les professionnels de l’archivage, au fait de la réglementation, peuvent aussi se charger de la destruction des archives périmées.

Le stockage des archives numériques

La reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve en 2000 a ouvert la voie à la dématérialisation des procédures administratives.

Comment doit on stocker des données numériques tout en garantissant leur fiabilité, leur sécurité et leur conservation sur une longue durée ?

Tout d’abord, le choix du support de stockage numérique dépend de l'utilisation des archives :

  • la fréquence d’utilisation et de consultation des documents,
  • la taille des informations à stocker,
  • la capacité de stockage du support utilisé,
  • la vitesse d’accès à l’information,
  • la politique de sécurité de l’entreprise,

Plusieurs supports de stockage sont possibles :

Pour commencer les CD, DVD et Blu-ray sont des supports de stockage à proscrire : ils sont bien trop fragiles. Les clés USB, cartes SD et cartes micro SD ont une capacité trop peu importante pour les utiliser en entreprise. Les entreprises ont donc à leur disposition :

  • le disque dur HDD ou SDD. La solution la plus utilisée, car son rapport fiabilité/qualité/prix est intéressant,
  • les disques réseaux et serveurs NAS - des disques durs autonomes - branchés au réseau local ou/et à Internet. Ils sont constitués de plusieurs disques durs conçus pour l’utilisation en réseau et le stockage sécurisé des données volumineuses. Ce mode de sauvegarde est particulièrement apprécié des professionnels pour la conservation de données stratégiques.
  • la bande magnétique : peu coûteuse, fiable, de grande capacité, mais avec un temps d’accès aux données assez long,
  • le FTP (File transfer protocol) : solution de sauvegarde distante.
  • le Cloud  : le coût de ces serveurs informatiques distants est plutôt intéressant. Il est, qui plus est, aisément intégrable dans différents environnements techniques. Petit bémol néanmoins : il n’y a pas de garantie contre la perte de données et leur localisation est bien souvent incertaine,
  • le coffre-fort numérique : les fichiers qui lui seront confiés seront restitués dans l’état initial.

Pour des questions de sécurité, Il est recommandé d’utiliser au moins deux types de supports différents pour effectuer des sauvegardes.

Pour terminer la cryptographie propose des méthodes de chiffrement des données particulièrement adaptées aux besoins des entreprises.

Finalement le stockage des archives ne se limite pas à entreposer des documents ou à effectuer de simples sauvegardes.

Cette activité requiert un certain nombre de compétences et de moyens matériels et humains. C’est pourquoi externaliser cette activité présente de nombreux avantages :

  • des économies sur le plan de l'investissement matériel,
  • un gain de temps et de place,
  • disposer d’un lieu de stockage réglementé et hautement sécurisé,
  • disposer de supports de stockages sûrs et sécurisés,
  • la possibilité de profiter de conseils de professionnels effectuant une veille réglementaire et technologique constante,
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