Principe de la Gestion électronique des documents

La gestion manuscrite des documents est obsolète, encombrante et pas assez sécurisée. La Gestion électronique des documents (GED) est une solution logicielle permettant d’organiser et de gérer les informations et les documents électroniques d’une entreprise de façon efficace et sécurisée.

ECM : Les six étapes de la GED

La gestion électronique de documents comprend six phases principales :

  • la création et l’acquisition. Très concrètement les documents peuvent être directement créés dans la GED, les versions papiers seront numérisées et les documents nativement digitaux pourront être traités. Grâce à la dématérialisation la GED intègre une grande variétés de formats (Word, Excel, Jpeg…).
  • l’indexation. Le logiciel indexe les documents facilitant et accélérant ainsi l’accès à l’information. Cette indexation peut s’effectuer sur le contenu même, les mots décrivant le document, ou à partir de mots clés issus d’une catégorisation.
  • le stockage. La GED dispose d’une forte capacité de stockage. C’est une solution fiable dans le temps permettant un accès rapide aux données.
  • la diffusion et la consultation. La GED facilite l’échange de documents et permet à plusieurs personnes d’y accéder en même temps. Des règles de gestion de droits définissent ce que chacun est autorisé à faire : accéder, modifier ou encore détruire un document. Le contrôle de version permet le suivi de l’information et de ses mises à jour successives. Enfin, les contenus sont consultables à partir d'ordinateurs portables, mobiles, tablettes…
  • l’archivage et la suppression. Cette solution rend possible la conservation ou la destruction de documents en fin de vie, selon des règles de gestion prédéfinies.
  • la sécurité. La gestion électronique des documents assure la sécurité des informations sensibles et la sauvegarde des données du système.
gain de productivité avec la ged

Les avantages de la GED

La gestion électronique des documents est un enjeu important dans l’organisation de l’entreprise. Cette solution informatique gère le cycle de vie des fichiers texte, son, image et vidéo. la GED offre de nombreux avantages :

  • Un gain de place considérable, grâce à la réduction du volume de stockage des archives papier. Mais aussi des économies réalisées grâce à la disparition progressive de la gestion des archives papier ou à la diffusion de documents.
  • L’ensemble des informations sur un même sujet sont réunies dans un même dossier informatisé. Ce qui entraîne une réduction des coûts liés à la recherche de documents et la possibilité, pour les employés,de se concentrer sur des tâche plus productives.
  • Elle rend les données accessibles quelque soit le terminal utilisé, y compris par plusieurs utilisateurs en même temps ! Elle facilite donc la collaboration et les échanges d’informations.
  • Elle gère les versions avec une possibilité de traçabilité des modifications.
  • Elle permet de trouver rapidement des fichiers et de les partager en instantané. La GED augmente donc la réactivité.
  • Les documents ne circulent plus et ne se perdent plus : la sécurité des documents sensibles est assurée contre les attaques extérieures et intérieures.
  • Enfin elle facilite la gestion et la maîtrise des droits d’accès.

Les limites de la GED

Mettre en place la Gestion électronique des documents implique de nombreux bouleversements et un minimum d’investissements :

  • Des moyens humains : la GED bouleverse les méthodes de travail au sein de l’entreprise. Probablement faudra t-il effectuer en amont un audit, puis certainement former le personnel et veiller à mettre en place un accompagnement à la dématérialisation des documents.
  • Des moyens techniques et financiers : il faudra des outils informatiques performants pour limiter les risques de panne ou de piratage informatique. Par ailleurs, mieux vaut utiliser un serveur internet sécurisé en mirroring pour éviter la perte de données.
  • Enfin la GED, personnalisée, ne peut être utilisée pour gérer une autre activité ou intégrer de nouveaux flux sans développement supplémentaire.

Comment mettre en place un système de Gestion Electronique de Documents?

Pour assurer le succès de la GED au sein de votre entreprise plusieurs étapes sont indispensables :

  • réaliser un diagnostic pour déterminer les besoins, analyser les flux documentaires de votre organisation et l’environnement informatique,
  • impliquer les utilisateurs, les investir dans la mise en place de l’outil et les spécificités de chaque type de métier à intégrer au paramétrage du logiciel,
  • mettre en place un “workflow” performant : c’est-à-dire penser le flux de travail pour établir l’ensemble du parcours de traitement des documents, et déterminer qui accède à ces fichiers,
    penser à une formation en interne,
  • opter pour une solution capable d’évoluer avec les futurs projets de l’entreprise et de suivre sa stratégie.
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